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Rechnungsprogramme für Handwerker

Das Schreiben von Rechnungen und Angeboten kann sehr zeitintensiv und nervenaufreibend sein. Besonders aufwendig wird es, wenn im Unternehmen für das Erstellen der Dokumente Programme wie beispielsweise Word eingesetzt werden. Für das Handwerksunternehmen bedeutet dies, dass alle Angebote und Rechnungen manuell erstellt werden müssen. Die hierfür aufgebrauchte Arbeitszeit könnte alternativ deutlich effizienter eingesetzt werden. Insbesondere bei kleinen Handwerksbetrieben ist das Erstellen von Rechnungen oft noch Chefsache. Umso schlimmer ist es, wenn wertvolle Zeit verloren geht.

Glücklicherweise gibt es für dieses Problem aber auch eine Lösung. Für Handwerker gibt es spezielle Rechnungsprogramme, die beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen unterstützen. Das Angebot an Softwareprodukten ist groß und vielfältig, weshalb die Auswahl meistens schwerfällt. Um ein Verständnis für die Softwarelösungen sowie einen ersten Überblick über deren Leistungsumfang zu bekommen, haben wir im Folgenden die wichtigsten Informationen zum Thema Rechnungsprogramme für Handwerker zusammengefasst. Handwerker können die Liste als Orientierung nutzen, um die Softwarelösungen besser miteinander vergleichen zu können. Darauf aufbauend folgt eine Übersicht mit den besten Rechnungsprogrammen für Handwerksbetriebe.

Was ist ein Rechnungsprogramm für Handwerker?

Rechnungsprogramme sind Softwarelösungen, die Unternehmen bei allen wichtigen Prozessen rund um die Rechnungserstellung allgemeine Fakturierung unterstützen. Das Angebot an Programmen ist aktuell sehr vielseitig und reicht von kleineren Softwareprodukten bis zu umfassenden Lösungen. In der Regel sind „klassische“ Rechnungsprogramme jedoch für Einsatz in kleineren Betrieben konzipiert. Auch bei Handwerksbetrieben kommen die Anwendungen häufig zum Einsatz und erleichtern die tägliche Büroarbeit.

Welche Funktionen hat ein Handwerker Rechnungsprogramm?

Rechnungsprogramme für Handwerker haben viele spannende Funktionen. Der Funktionsumfang der am Markt verfügbaren Softwareprodukte kann sich jedoch teilweise stark unterscheiden. Zur Orientierung sind im Folgenden die Funktionen aufgeführt, die in den meisten Rechnungssoftwareanwendungen enthalten sind.
Angebotserstellung Mithilfe eines Rechnungsprogrammes lassen sich individuelle Angebote mit wenigen Klicks erstellen. In der Software kann der Benutzer ein individuelles Layout bzw. eine Vorlage hinterlegen, die anschließend immer wieder für die Erstellung von Angeboten genutzt werden kann.
Rechnungserstellung Kern der Software ist selbstverständlich die Rechnungserstellung. Handwerker können mit einem Rechnungsprogramm die eigenen geleisteten Arbeiten schnell und unkompliziert fakturieren. Hierbei kann z.B. auf Kundendaten und vordefinierte Preise und Leistungen zurückgegriffen werden, die dann automatisiert in die Rechnung übernommen werden.
Mahnwesen Nicht nur die Erstellung, sondern auch Funktionen für das Mahnwesen sind häufig Bestandteil einer Rechnungssoftware. Handwerksbetriebe können die ausstehenden Rechnungen jederzeit mit den bereits erhaltenen Zahlungen abgleichen und damit im Blick behalten, welche Rechnungen noch offen sind. Mithilfe der Software können dann ggf. auch Mahnung erstellt werden.
Textbausteine Inhaltlich sind viele Rechnungen nah beieinander. Es ist deshalb naheliegend nicht jedes Mal die gesamte Rechnung neu zu schreiben. Mit einem passenden Rechnungsprogramm kann man Texte vordefinieren. Diese kann man dann anschließend jeweils in die verschiedenen Dokumente per Klick einfügen und spart sich somit eine Menge Zeit.
Automatischer Versand Im Alltag ist es aufwendig, zunächst eine Rechnung manuell zu erstellen und dann im nächsten Schritt diese z.B. per Post an den Kunden zu verschicken. Mit modernen Rechnungsprogrammen können Handwerksunternehmen sich diesen Prozess sparen, da die Software sich darum kümmert. Nach der Rechnungserstellung können die Rechnungen automatisiert per E-Mail an den Kunden geschickt werden.
Reporting Ein zusätzliches sehr hilfreiches Feature ist die Reportingfunktion. Da die Rechnungen alle in der Softwarelösung erstellt werden, können dort auch die entsprechenden Daten aufbereitet werden. So kann man stetig die Erlöse des Handwerksunternehmens im Blick behalten.
Kundenverwaltung Mit dieser Funktion werden alle Kundeninformationen im Programm hinterlegt. Dadurch kann man jederzeit wieder auf die Informationen zurückgreifen oder kann die Daten für das Erstellen eines Angebots oder Rechnung verwenden.

Rechnungen schreiben mit Software

Eine Rechnung zu erstellen ist mit einer passenden Softwarelösung deutlich einfacher als diese manuell zu erstellen. Die Rechnungsprogramme basieren in den meisten Fällen auf einer sehr einfachen Systematik. Hierbei wird eine Vorlage für das Aussehen der Rechnungen allgemein festgelegt. In der Vorlage kann beispielsweise das Logo des Handwerksbetriebes positioniert und Kontaktdaten hinzugefügt werden. Diese Vorlage wird anschließend immer wieder für die Rechnungserstellung genutzt. Bei der Erstellung einer einzelnen Rechnung werden dann die jeweiligen Kunden- und Leistungsdaten hinzugefügt.

Angebote erstellen

Bevor eine Rechnung geschrieben werden kann, müssen zunächst Aufträge gewonnen und fertiggestellt werden. Hierfür müssen Handwerker professionelle Angebote erstellen. Hierfür hat ein Großteil der Rechnungsprogramme auch integrierte Funktionen, die bei dieser Aufgabe unterstützen. Auch hier können Handwerker auf Vorlagen zurückgreifen und diese für jedes Angebot entsprechend individualisieren. Häufig lassen sich auch die Daten aus einem Angebot, wenn der Auftrag gewonnen und fertiggestellt wurde, in eine Rechnung übernehmen.

Rechnungsprogramme lokal oder über die Cloud nutzen?

Auch bei Rechnungsprogrammen für Handwerker nimmt die Bedeutung des Cloud-Computing zu. Hierbei bieten Softwarehersteller Kunden an, das jeweilige Programm direkt über das Internet zu nutzen. Die Programme werden also nicht mehr auf dem Computer des Handwerkers installiert. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Software-as-a-Service (SaaS). Als Handwerker zahlt man in diesem Fall oftmals eine monatliche Nutzungsgebühr, die sich nach der Anzahl der Nutzer richtet. Das Gute für Handwerksbetriebe an dieser Lösung ist, dass sich diese nicht mehr um Updates, Wartungen etc. kümmern müssen und gleichzeitig mit jedem internetfähigen Gerät Zugriff auf das Programm haben. Entscheidet sich ein Handwerksbetrieb für eine Cloud Software hat dies den Vorteil, dass Rechnungen und Angebote jederzeit online geschrieben werden können. Die Nutzer sind damit orts- und geräteunabhängig.

Kosten eines Rechnungsprogramms für Handwerker

Die Kosten von Softwarelösungen hängen von verschiedenen Faktoren ab. Eine grundsätzliche Unterscheidung ist, ob die Software gemietet oder gekauft wird. Beim Kauf der Software erwirbt ein Handwerksbetrieb Lizenzen für die Software. Hier starten die Preise meistens bei ca. 250 Euro. Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, Rechnungsprogramme zu mieten. Die Einstiegspreise liegen bei diesem Modell bei ca. 10 Euro pro Monat.

Demoversion testen

Es ist immer schwierig sich für ein Programm zu entscheiden, weil vor dem Kauf der gesamte Funktionsumfang meist nicht bekannt ist und Softwareprogramme oft sehr komplex sind und deshalb schwierig zu verstehen und nur schwer vergleichbar sind. Glücklicherweise bieten die meisten Hersteller eine kostenlose Demoversion zum testen an. In der Regel kann man das jeweilige Programm für ca. 30 Tage kostenfrei testen. Um eine Demoversion eines Rechnungsprogrammes zu erhalten, muss man in den meisten Fällen auf der Webseite des jeweiligen Herstellers seine Kontaktdaten hinterlegen und kann anschließend das Rechnungsprogramm herunterladen und auf dem Rechner installieren. Bietet der Hersteller sein Programm als SaaS-Lösung (siehe oben) an, erhält man einen Testzugang und kann das Programm anschließend kostenfrei über das Internet nutzen.

Rechnungsprogramme für Handwerker: Es wurden 70 Softwareprodukte gefunden
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Häufig gestellte Fragen zu Rechnungsprogramme für Handwerker

Wie viel kostet ein Rechnungsprogramm für Handwerker?

Grundsätzlich gestaltet sich ein Preisvergleich von Unternehmenssoftware in der Praxis häufig als schwierig, da die Programme nicht immer direkt miteinander vergleichbar sind und sich hinsichtlich zahlreicher Eigenschaften unterscheiden. Gleiches gilt auch für Softwareprodukte aus der Kategorie Rechnungsprogramme für Handwerker. Festhalten lässt sich jedoch, dass die Einstiegspreise bei Anwendungen zur Miete bei ca. 10 Euro pro Monat liegen. Entscheidet sich ein Handwerksbetrieb zum Kauf kann mit Kosten ab 250 Euro gerechnet werden. Ob die Miet- oder Kaufvariante für ein Handwerksunternehmen die bessere Option darstellt, ist individuell zu bestimmen.

Kann ich Rechnungsprogramme auch online nutzen?

Die Online-Nutzung eines Rechnungsprogramms für Handwerker stellt bei den meisten Softwareprodukten kein Problem dar. Handwerksbetriebe können bei der Softwareauswahl zwischen Programmen als Cloud oder On-Premises (lokal) Lösung wählen. Bei einer Cloud Software kümmert sich der Hersteller selbst um das Hosting der Anwendung und die Kunden haben online Zugriff auf die Software. Bei einer On-Premises Software wird das Programm lokal auf den Servern des Handwerksunternehmens installiert. Der Kunde muss sich in diesem Fall jedoch selbst um das Hosting kümmern.

Welches Rechnungsprogramm für Handwerker hat die besten Bewertungen erzielt?

Zu den Softwareprodukten mit den besten Bewertungen gehören u.a. ToolTime, openHandwerk und Hero.

Welche Handwerker Rechnungsprogramme werden als Cloud Lösung angeboten?

Das Angebot an cloudbasierten Softwarelösungen hat sich in den letzten Jahren stark vergrößert. Auch im Bereich Rechnungssoftware für Handwerksbetriebe ist die Anzahl an Anwendungen aus der Cloud stark gestiegen. Zu den Softwareprodukten aus der Cloud gehören u.a. openHandwerk, sevDesk und lexoffice.