Rechnungsprogramme für Handwerker
Das Schreiben von Rechnungen und Angeboten kann sehr zeitintensiv und nervenaufreibend sein. Besonders aufwendig wird es, wenn im Unternehmen für das Erstellen der Dokumente Programme wie beispielsweise Word eingesetzt werden. Für das Handwerksunternehmen bedeutet dies, dass alle Angebote und Rechnungen manuell erstellt werden müssen. Die hierfür aufgebrauchte Arbeitszeit könnte alternativ deutlich effizienter eingesetzt werden. Insbesondere bei kleinen Handwerksbetrieben ist das Erstellen von Rechnungen oft noch Chefsache. Umso schlimmer ist es, wenn wertvolle Zeit verloren geht.
Glücklicherweise gibt es für dieses Problem aber auch eine Lösung. Für Handwerker gibt es spezielle Rechnungsprogramme, die beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen unterstützen. Das Angebot an Softwareprodukten ist groß und vielfältig, weshalb die Auswahl meistens schwerfällt. Um ein Verständnis für die Softwarelösungen sowie einen ersten Überblick über deren Leistungsumfang zu bekommen, haben wir im Folgenden die wichtigsten Informationen zum Thema Rechnungsprogramme für Handwerker zusammengefasst. Handwerker können die Liste als Orientierung nutzen, um die Softwarelösungen besser miteinander vergleichen zu können. Darauf aufbauend folgt eine Übersicht mit den besten Rechnungsprogrammen für Handwerksbetriebe.
Was ist ein Rechnungsprogramm für Handwerker?
Rechnungsprogramme sind Softwarelösungen, die Unternehmen bei allen wichtigen Prozessen rund um die Rechnungserstellung allgemeine Fakturierung unterstützen. Das Angebot an Programmen ist aktuell sehr vielseitig und reicht von kleineren Softwareprodukten bis zu umfassenden Lösungen. In der Regel sind „klassische“ Rechnungsprogramme jedoch für Einsatz in kleineren Betrieben konzipiert. Auch bei Handwerksbetrieben kommen die Anwendungen häufig zum Einsatz und erleichtern die tägliche Büroarbeit.
Welche Funktionen hat ein Handwerker Rechnungsprogramm?
Rechnungsprogramme für Handwerker haben viele spannende Funktionen. Der Funktionsumfang der am Markt verfügbaren Softwareprodukte kann sich jedoch teilweise stark unterscheiden. Zur Orientierung sind im Folgenden die Funktionen aufgeführt, die in den meisten Rechnungssoftwareanwendungen enthalten sind.
| Angebotserstellung | Mithilfe eines Rechnungsprogrammes lassen sich individuelle Angebote mit wenigen Klicks erstellen. In der Software kann der Benutzer ein individuelles Layout bzw. eine Vorlage hinterlegen, die anschließend immer wieder für die Erstellung von Angeboten genutzt werden kann. |
|---|---|
| Rechnungserstellung | Kern der Software ist selbstverständlich die Rechnungserstellung. Handwerker können mit einem Rechnungsprogramm die eigenen geleisteten Arbeiten schnell und unkompliziert fakturieren. Hierbei kann z.B. auf Kundendaten und vordefinierte Preise und Leistungen zurückgegriffen werden, die dann automatisiert in die Rechnung übernommen werden. |
| Mahnwesen | Nicht nur die Erstellung, sondern auch Funktionen für das Mahnwesen sind häufig Bestandteil einer Rechnungssoftware. Handwerksbetriebe können die ausstehenden Rechnungen jederzeit mit den bereits erhaltenen Zahlungen abgleichen und damit im Blick behalten, welche Rechnungen noch offen sind. Mithilfe der Software können dann ggf. auch Mahnung erstellt werden. |
| Textbausteine | Inhaltlich sind viele Rechnungen nah beieinander. Es ist deshalb naheliegend nicht jedes Mal die gesamte Rechnung neu zu schreiben. Mit einem passenden Rechnungsprogramm kann man Texte vordefinieren. Diese kann man dann anschließend jeweils in die verschiedenen Dokumente per Klick einfügen und spart sich somit eine Menge Zeit. |
| Automatischer Versand | Im Alltag ist es aufwendig, zunächst eine Rechnung manuell zu erstellen und dann im nächsten Schritt diese z.B. per Post an den Kunden zu verschicken. Mit modernen Rechnungsprogrammen können Handwerksunternehmen sich diesen Prozess sparen, da die Software sich darum kümmert. Nach der Rechnungserstellung können die Rechnungen automatisiert per E-Mail an den Kunden geschickt werden. |
| Reporting | Ein zusätzliches sehr hilfreiches Feature ist die Reportingfunktion. Da die Rechnungen alle in der Softwarelösung erstellt werden, können dort auch die entsprechenden Daten aufbereitet werden. So kann man stetig die Erlöse des Handwerksunternehmens im Blick behalten. |
| Kundenverwaltung | Mit dieser Funktion werden alle Kundeninformationen im Programm hinterlegt. Dadurch kann man jederzeit wieder auf die Informationen zurückgreifen oder kann die Daten für das Erstellen eines Angebots oder Rechnung verwenden. |
Rechnungen schreiben mit Software
Eine Rechnung zu erstellen ist mit einer passenden Softwarelösung deutlich einfacher als diese manuell zu erstellen. Die Rechnungsprogramme basieren in den meisten Fällen auf einer sehr einfachen Systematik. Hierbei wird eine Vorlage für das Aussehen der Rechnungen allgemein festgelegt. In der Vorlage kann beispielsweise das Logo des Handwerksbetriebes positioniert und Kontaktdaten hinzugefügt werden. Diese Vorlage wird anschließend immer wieder für die Rechnungserstellung genutzt. Bei der Erstellung einer einzelnen Rechnung werden dann die jeweiligen Kunden- und Leistungsdaten hinzugefügt.
Angebote erstellen
Bevor eine Rechnung geschrieben werden kann, müssen zunächst Aufträge gewonnen und fertiggestellt werden. Hierfür müssen Handwerker professionelle Angebote erstellen. Hierfür hat ein Großteil der Rechnungsprogramme auch integrierte Funktionen, die bei dieser Aufgabe unterstützen. Auch hier können Handwerker auf Vorlagen zurückgreifen und diese für jedes Angebot entsprechend individualisieren. Häufig lassen sich auch die Daten aus einem Angebot, wenn der Auftrag gewonnen und fertiggestellt wurde, in eine Rechnung übernehmen.
Rechnungsversand
Auch beim Rechnungsversand bieten Rechnungsprogramme den Handwerksbetrieben unterschiedliche Optionen. Handwerker können die erstellten Rechnungen ausdrucken und per Post an die Kunden verschicken. Alternativ ist aber auch ein digitaler Versand möglich. Moderne Rechnungsprogramme bieten hierfür eine Schnittstelle zu den gängigen Mailprogrammen an. Dadurch kann der Versand einer Rechnung direkt aus der Software heraus erfolgen. Die Rechnung kann hierbei einer E-Mail als Anhang beigefügt werden.
Rechnungsprogramme lokal oder über die Cloud nutzen?
Auch bei Rechnungsprogrammen für Handwerker nimmt die Bedeutung des Cloud-Computing zu. Hierbei bieten Softwarehersteller Kunden an, das jeweilige Programm direkt über das Internet zu nutzen. Die Programme werden also nicht mehr auf dem Computer des Handwerkers installiert. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Software-as-a-Service (SaaS). Als Handwerker zahlt man in diesem Fall oftmals eine monatliche Nutzungsgebühr, die sich nach der Anzahl der Nutzer richtet. Das Gute für Handwerksbetriebe an dieser Lösung ist, dass sich diese nicht mehr um Updates, Wartungen etc. kümmern müssen und gleichzeitig mit jedem internetfähigen Gerät Zugriff auf das Programm haben. Entscheidet sich ein Handwerksbetrieb für eine Cloud Software hat dies den Vorteil, dass Rechnungen und Angebote jederzeit online geschrieben werden können. Die Nutzer sind damit orts- und geräteunabhängig.
Kosten eines Rechnungsprogramms für Handwerker
Die Kosten von Softwarelösungen hängen von verschiedenen Faktoren ab. Eine grundsätzliche Unterscheidung ist, ob die Software gemietet oder gekauft wird. Beim Kauf der Software erwirbt ein Handwerksbetrieb Lizenzen für die Software. Hier starten die Preise meistens bei ca. 250 Euro. Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, Rechnungsprogramme zu mieten. Die Einstiegspreise liegen bei diesem Modell bei ca. 10 Euro pro Monat.
Demoversion testen
Es ist immer schwierig sich für ein Programm zu entscheiden, weil vor dem Kauf der gesamte Funktionsumfang meist nicht bekannt ist und Softwareprogramme oft sehr komplex sind und deshalb schwierig zu verstehen und nur schwer vergleichbar sind. Glücklicherweise bieten die meisten Hersteller eine kostenlose Demoversion zum testen an. In der Regel kann man das jeweilige Programm für ca. 30 Tage kostenfrei testen. Um eine Demoversion eines Rechnungsprogrammes zu erhalten, muss man in den meisten Fällen auf der Webseite des jeweiligen Herstellers seine Kontaktdaten hinterlegen und kann anschließend das Rechnungsprogramm herunterladen und auf dem Rechner installieren. Bietet der Hersteller sein Programm als SaaS-Lösung (siehe oben) an, erhält man einen Testzugang und kann das Programm anschließend kostenfrei über das Internet nutzen.
Pflichtangaben auf einer Handwerker-Rechnung
Wenn ein Handwerker Leistungen für seine Kunden ausführt, ist dieser verpflichtet hierüber eine Rechnung auszustellen. Die Rechnungen im Betrieb müssen fortlaufend nummeriert sein und über bestimmte Pflichtangaben verfügen. Zu den Pflichtangeben gehören gemäß § 14 Abs. 5 UStG u.a. folgende Punkte: Name des Unternehmens, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Name des Leistungsempfängers, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer sowie Menge und Beschreibung der Leistung. Vorteilhaft an einem Rechnungsprogramm ist, dass die Pflichtangeben automatisch bei der Rechnungserstellung berücksichtigt werden.
Kauf eines Rechnungsprogramms
Bei der Softwareauswahl muss ein Handwerksbetrieb sich entscheiden, ob das Rechnungsprogramm gekauft oder gemietet werden soll. Der Softwarekauf ist die klassische Variante. Hierbei werden Lizenzen vom Softwarehersteller erworben. Anschließend gehört die Software dem Handwerksbetrieb und das Programm kann auf den Computern bzw. Servern des Betriebes installiert werden. Grundsätzlich hat dies den Vorteil, dass für die Lizenzen nur ein einmaliger Kaufpreis fällig wird und keine stetigen Mietzahlungen zu tätigen sind. Zu prüfen ist jedoch, ob ggf. in der Zukunft zusätzliche Kosten anfallen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Kosten für Wartungsarbeiten oder zukünftige Updates handeln. Um einen korrekten Preisvergleich der Rechnungsprogramme für Handwerker vornehmen zu können, sind daher für die Softwareprogramme die Gesamtkosten über die gesamte Nutzungsdauer zu ermitteln.
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