Mit der Software Zoho WorkDrive können Firmen einen eigenen digitalen Arbeitsbereich erstellen, welchen die Mitarbeiter zur Zusammenarbeit nutzen können. Im Programm können Unterlagen und Dateien abgespeichert und den Benutzern der Software zur Verfügung gestellt werden. Direkt in Zoho WorkDrive können Mitarbeiter mit der Zoho Office Suite gemeinsam beispielsweise Dokumente, Kalkulationen oder Präsentationen erstellen. ..Mehr über Zoho WorkDrive erfahren
Verabschieden Sie sich von überfüllten Add-in-Leisten, mühsamen Copy & Paste-Aufgaben und frustrierend langen Ladezeiten. Mit dem Outlook Add-In Mailissa gelingt das E-Mail-Management mit wenigen Klicks. Hauptmerkmale des Moduls Mailissa Transfer: 1. Genau Klassifizierung von E-Mails & Dokumente und Anreicherung zusätzlicher Metadaten 2. Nahtlose Übertragung von E-Mails in alle Businessanwendungen, einschließlich Microsoft SharePoint, Teams, Slack, Trello, HCL Domino, Salesforce und mehr. 3. Mühelose Verwaltung aller Funktionalitäten über unser zentrales Administrationsportal. ..Mehr über Mailissa erfahren
Die Roxtra GmbH zählt zu den Top-Anbietern in Deutschland für Software für Qualitätsmanagement in den unterschiedlichsten Industrien und Einsatzbereichen. Das Unternehmen spezialisiert sich auf die Entwicklung von Software-Lösungen, die eine normkonforme Steuerung von Dokumenten, eine benutzerfreundliche Gestaltung von Prozessen sowie die Automatisierung und das Management von Abläufen unterstützen. Zusätzlich umfasst dies auch die Validierung von Software für Unternehmen, die den GxP-Regularien unterliegen. Das Kernprodukt ist die webbasierte QM-Software roXtra, ergänzt durch eine Sammlung ..Mehr über roXtra erfahren
Doxis4 ist eine DMS Software, die bei der Digitalisierung eines Unternehmens unterstützt. Doxis4 verfügt über eine Reihe an unterschiedlichen Funktionen. Dies sind beispielsweise: Eine Suchfunktion zum Auffinden von Dokumenten, ein Versionsmanagement um den Überblick über alte und neue Versionen zu behalten, ein Audit Trail zur Überwachung von Änderungen an Dokumenten sowie Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. Doxis4 beinhaltet außerdem Funktionen zur Einrichtung von automatischen Workflows, die beispielsweise bei der Rechnungsprüfung zur Anwendung kommen. ..Mehr über Doxis4 erfahren
DokuBit ist eine Software mit der Unternehmen alle Dokumente archivieren und managen können. Die Software setzt sich aus einem Basismodul sowie weiteren Zusatzmodulen zusammen. Das Basismodul enthält u.a. bereits eine Suchfunktion, Funktionen zur Bearbeitung von Dokumenten und Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen. DokuBit verfügt außerdem über eine Verknüpfung zum Betriebssystem Windows, so dass sich Dokumente per Knopfdruck in die Software übergeben lassen. ..Mehr über DokuBit erfahren
Mit BvLArchivio können Unternehmen alle Dokumente, Dateien und E-Mails digital abspeichern. Die Software verfügt über eine intelligente Suchfunktion, die das Auffinden von Dokumenten erleichtert. Zusätzlich zur Software erwirbt man als Kunde auch die zugehörige Hardware. Durch das Speichern der Daten auf der eigenen Hardware, behalten Unternehmen selbst die Datenhoheit und speichern diese nicht auf unternehmensfremden Servern ab. ..Mehr über BvLArchivio erfahren
Proxess ist eine modular aufgebaute Software für das Dokumentenmanagement in einem Unternehmen. Aufgrund des modularen Aufbaus können Kunden die Module entsprechend der eigenen Anforderungen miteinander kombinieren. Vom Anbieter wird Proxess auch als Cloud-Lösung angeboten. Proxess verfügt über verschiedene nützliche Funktionen wie beispielsweise eine Archivierungsfunktion und eine umfangreiche Suchfunktion. ..Mehr über Proxess erfahren
Xeri ist eine Softwarelösung zur Verwaltung von Dokumenten in einem Unternehmen. In der Software können alle Dokumente archiviert werden. Mitarbeiter haben durch eine Suchfunktion die Möglichkeit Dokumente schnell und effizient wiederzufinden. Für Xeri wird außerdem eine API Schnittstelle angeboten, wodurch eine schnelle Verbindung mit anderen Softwareprogrammen erfolgen kann. ..Mehr über Xeri erfahren
INDIO ist ein DMS für kleine und mittelständische Unternehmen. Auf Basis der Software können Dokumente, E-Mails, Videos und weitere Dateitypen digital archiviert und organisiert werden. Durch eine Suchfunktion können Benutzer bestimmte Dateien bzw. Dokumente schnell wiederfinden. Darüber hinaus sind in der Software noch CRM-Features enthalten. ..Mehr über INDIO erfahren
bitfarm-Archiv ist eine Open Source Softwarelösung. Die Dokumentenmanagement Software beinhaltet verschiedene Funktionen, die bei der Archivierung und Verwaltung von Dokumenten unterstützen. bitfarm-Archiv ist als kostenfreie Version sowie als kostenpflichtige Enterprise-Edition erhältlich. ..Mehr über bitfarm-Archiv erfahren
Teamwork Spaces kann von Unternehmen als zentrale Plattform zur Verwaltung von Dokumenten und Inhalten genutzt werden. In der Software können alle Unterlagen gesichert und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Über eine Suchfunktion lassen sich Dokumente schnell wiederfinden. ..Mehr über Teamwork Spaces erfahren
Amagno ist eine Softwarelösung für ein digitales Dokumentenmanagement. Mithilfe der Software lassen sich digitale Dokumente verwalten und sind für Nutzer schnell auffindbar. Mithilfe von verschiedenen Automatisierungen kann das Dokumentenmanagement effizient gestaltet werden. ..Mehr über Amagno erfahren
Mit d.3ecm können Unternehmen die Verwaltung und das Management von Dokumenten und Informationen digitalisieren. Mithilfe von digitalen Akten können Dokumente effizient abgespeichert werden und stehen den Nutzern der Software jederzeit zur Verfügung. ..Mehr über d.3ecm erfahren
Amazon WorkDocs ist eine cloudbasierte Softwarelösung mit welcher Unternehmen Dokumente effizient verwalten können. Nutzer können mit Amazon WorkDocs Dokumente erstellen und bearbeiten. Nutzer haben jederzeit über die Cloud Zugriff auf die Dokumente. ..Mehr über Amazon WorkDocs erfahren
ELOoffice ist eine Dokumentenmanagement Lösung für Selbstständige sowie kleine Unternehmen. Mithilfe der Software können alle relevanten Informationen und Dokumente an einer zentralen Stelle im Unternehmen abgespeichert und verwaltet werden. ..Mehr über ELOoffice erfahren
M-Files ist eine Informationsmanagementplattform, die es Firmen ermöglicht, Unternehmensinformationen strukturiert abzuspeichern und zu verwalten. Dokumente, Informationen und weitere Dateien sind hierdurch schnell wiederauffindbar. ..Mehr über M-Files erfahren
POINT ist eine Dokumentenmanagement Software für große Firmen. Über Schnittstellen lassen sich Dateien mit anderen Softwareanwendungen problemlos austauschen. POINT dient hierbei als zentrale Plattform zur Verwaltung der Dateien. ..Mehr über POINT erfahren
NetSoft-DMS ist ein Softwareprodukt für das Dokumentenmanagement. Unternehmen können durch NetSoft-DMS Dokumente revisionssicher speichern und verwalten. Mithilfe einer Suchfunktion lassen sich Dokumente schnell wiederfinden. ..Mehr über NetSoft-DMS erfahren
Mit der Anwendung forshare lassen sich Dokumente zentral verwalten. Für die Benutzer lassen sich unterschiedliche Zugriffsrechte definieren. Die Software erleichtert die Zusammenarbeit und das Teilen von Dokumenten. ..Mehr über forshare erfahren
DocuWare ist eine Dokumentenmanagement Software mit einem großen Funktionsumfang. Das Programm unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Dokumenten sowie bei der Automatisierung verschiedener Arbeitsprozesse. ..Mehr über DocuWare erfahren
Nscale ist eine umfassende Informationsplattform, welche eine effiziente Verwaltung von Dokumenten und Informationen ermöglicht. Nscale ist insbesondere für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung geeignet. ..Mehr über nscale erfahren
Evernote Business erleichtert die Teamarbeit. In der Software können Notizen, Dokumente und Termine zentral verwaltet werden. Teammitglieder haben damit jederzeit Zugriff auf relevanten Informationen. ..Mehr über Evernote Business erfahren
Lecare ist eine für Rechtsabteilungen entwickeltes Softwareprodukt. In der Software lassen sich beispielsweise elektronische Akten für Vorgänge anlegen und weitere Dokumente und Verträge verwalten. ..Mehr über Lecare erfahren
Die SaaS Lösung docs 365 documents verfügt über Funktionen für die Dokumentenverwaltung und Archivierung. Auch Funktionen für ein professionelles Prozessmanagement sind in der Anwendung enthalten. ..Mehr über docs 365 documents erfahren
docuvita ist ein Dokumentenmanagement System für kleine und mittelgroße Firmen. Im System können Unternehmen alle relevanten Dokumente und Dateien zentral digital abspeichern und archivieren. ..Mehr über docuvita erfahren
Dokumente und Informationen können mit dem ECM System DOCUframe effizient verwaltet werden. Durch den Einsatz der Software sind Dokumente für Mitarbeiter schnell auffindbar. ..Mehr über DOCUframe erfahren
Habel ist eine umfassende Dokumentenmanagement Software. Mit der Software können Dokumente digital archiviert und Dokumentenprozesse im Unternehmen automatisiert werden. ..Mehr über Habel erfahren
NOVIPLAN-DMS beinhaltet Funktionen für die folgenden Bereiche: Revisionssichere Archivierung, Workflow Management, Vertrags- und Wissensmanagement und Collaboration. ..Mehr über NOVIPLAN-DMS erfahren
sycat IMS Portal stellt ein integriertes System dar. In diesem System können in einem Unternehmen alle Dokumente und Prozesse abgespeichert und abgebildet werden. ..Mehr über sycat IMS Portal erfahren
Synapcus:DOX ist ein flexibles Content Management System. Mithilfe der Software können Unternehmen Dokumente und Dateien effizient bearbeiten und verwalten. ..Mehr über Synapcus:DOX erfahren
mpsFAME ist ein Dokumentenmanagementsystem. Durch den Einsatz der Software können Unternehmen die Verwaltung von Dokumenten effizient gestalten. ..Mehr über mpsFAME erfahren
EVANA360 dient Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft als zentrale Plattform, auf welcher Daten und Dokumente zusammengeführt werden können. ..Mehr über EVANA360 erfahren
MMC ist eine flexible Softwarelösung für Fenster- und Türenhersteller sowie Bauelementehändler. ..Mehr über MMC erfahren
Architrave unterstützt Asset-Manager mit moderner Technologie bei der Dokumentenverwaltung. ..Mehr über Architrave erfahren
OfficeWare Doku ist eine Softwarelösung für das Dokumentenmanagement (DMS). ..Mehr über OfficeWare Doku erfahren
Pyx AI ist eine Software für die Dokumenten- und Informationsverwaltung. ..Mehr über Pyx AI erfahren
OfficeWare Objekt ist eine Softwarelösung für die Immobilienverwaltung. ..Mehr über OfficeWare Objekt erfahren
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Amazon WorkDocs ist eine cloudbasierte Softwarelösung mit welcher Unternehm...
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Bisher haben Benutzer die besten Erfahrungen mit dem DMS Amagno gemacht. Das Programm wurde im Durchschnitt mit 8,9 von 10 Punkten bewertet.
Je nach Anbieter können sich die Preise für Dokumentenmanagementsysteme stark unterscheiden. Die Preise sind variabel gestaltet und orientieren sich an verschiedenen Faktoren wie beispielsweise der Benutzeranzahl oder dem Funktionsumfang. Manche Programme sind bereits ab ca. 5 Euro pro Monat verfügbar.
Auch kleine Gesellschaften benötigen Softwareprogramme für die Dokumentenverwaltung. Kleine Firmen können beispielsweise die Anwendung Zoho WorkDrive nutzen.
Dokumentenmanagementsysteme aus der Cloud können online verwendet werden. Das DMS Zoho WorkDrive wird z.B. als Online Lösung angeboten.
Die meisten Hersteller bieten eine kostenlose Testphase für die eigenen Dokumentenmanagementsysteme an. Der Testzeitraum ist in der Regel auf ca. 14-30 Tage beschränkt. In dieser Zeit kann ein Unternehmen sich ein gutes Bild von der Software machen und diese mit anderen Programmen vergleichen. Ob eine Software kostenlos getestet werden kann, können Sie der jeweiligen Profilseite entnehmen. Bei den meisten oben aufgeführten Dokumentenmanagementsystemen ist dies der Fall.
Die wenigsten Unternehmenslösungen können lokal auf einem Mac installiert werden, da diese nicht für das Betriebssystem macOS von Apple entwickelt werden. Für Mac Nutzer gibt es jedoch die Möglichkeit, auf webbasierte DMS zurückzugreifen. Hierbei erfolgt der Zugriff über einen Webbrowser und ist damit unabhängig vom Betriebssystem.
Zu den Dokumentenmanagementsystemen, die komplett oder teilweise kostenlos sind, gehören u.a. die folgenden Softwareprodukte: Amagno und bitfarm-Archiv.
Inhaltsverzeichnis
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) werden von Unternehmen zur Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten genutzt. Ein DMS ist für Unternehmen eine zentrale Datenbank für die Dokumentenverwaltung. In dieser können alle Dokumente digital erfasst werden, wodurch der gesamte Papieraufwand in einem Unternehmen verringert werden kann. Eine Software zur Dokumentenverwaltung erhöht außerdem die Auffindbarkeit von Dokumenten. Mithilfe einer integrierten Suchfunktion lassen sich Dokumente schnell und effizient wiederfinden. Eine moderne Softwareanwendung stellt außerdem das ideale Werkzeug zur kollaborativen Dokumentenbearbeitung dar. Mitarbeiter können ein DMS nutzen, um Dokumente gemeinsam zu erstellen und zu verwalten. Dokumentenmanagementsysteme ist eine Unterkategorie der übergeordneten Softwarekategorie Enterprise Content Management Software. In diesem Verzeichnis sind verschiedene professionelle Dokumentenmanagementsysteme aufgeführt, die von Unternehmen zur Verwaltung von Dokumenten genutzt werden können.
Der Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Softwareprodukt. Die wichtigsten Funktionen sind im Folgenden aufgeführt, damit Sie sich ein Bild darüber machen können, was genau eine Dokumentenmanagement Software kann.
Dokumentenverwaltung: | Eine Software ermöglicht es alle relevanten Unterlagen an einem zentralen Speicherort abzulegen. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Unterlagen verlorgen gehen und diese gleichzeitig auch leicht auffindbar sind. |
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Suchfunktion: | Das manuelle Suchen nach einem bestimmten Dokument ist extrem aufwendig. Mithilfe einer Suchfunktion kann man die abgespeicherten Dokumente auf ein bestimmtes Keyword durchsuchen. Das Auffinden von Dokumenten läuft dadurch deutlich schneller ab. |
Zugriffsrechte: | Mit dieser Funktion können vom Administrator unterschiedliche Rechte an Mitarbeiter vergeben werden. Dadurch kann sichergestellt werden, dass nur berechtige Mitarbeiter bestimmte Dokumente einsehen oder bearbeiten können. |
Upload: | Oftmals möchte man eine große Anzahl an Dokumenten parallel abspeichern. Professionelle Softwarelösungen beinhalten Funktionen, die das Hochladen einer großen Anzahl an Dokumenten gleichzeitig. Dadurch müssen Dokumente nicht jeweils einzeln hochgeladen werden. |
Mobile Nutzung: | Wenn die Software über das Internet genutzt wird oder der Anbieter eine App zur Verfügung stellt, können Mitarbeiter auch mobil von überall auf die Dokumente zugreifen. |
Zusammenarbeit: | Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten wird durch eine zentrale Softwarelösung vereinfacht. Dokumente können mit festgelegten Personengruppen geteilt werden, welche die Dokumente bearbeiten und kommentieren können. |
Dokumentenerfassung: | Professionelle Softwareprodukte beinhalten Funktionen, die bei der Erfassung von Dokumenten in Papierform hilfreich sind. Hierbei werden die Dokumente durch eine Schrifterkennung aufbereitet, damit diese lesbar sind. |
Der Kauf einer Software stellt für ein Unternehmen eine große Investition dar. Nicht nur ist die Investitionssumme hoch, sondern auch der Zeitaufwand, der mit der Auswahl und Implementierung der Software einhergeht. Im Folgenden sind ein paar der wesentliche Aspekte aufgelistet, die für die Investition in eine Dokumentenmanagement Software sprechen
Kostenersparnis. Dies der wohl einer der wichtigsten Punkte, die für den Kauf sprechen. In einem Unternehmen häufen sich mit Zeit große Mengen an Dokumenten in digitaler Form sowie auch noch in papierform an. Hier den Überblick zu bewahren ist kaum möglich. Wenn in ihrem Unternehmen Mitarbeiter im Alltagsgeschäft immer wieder auf alte Dokumente zugreifen müssen, ist die passende Software das perfekte Instrument um Kosten einzusparen. Die Zeit für das Suchen eines Dokuments kann drastisch verringert werden und die Mitarbeiter können sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren.
Umwelt. Im Jahr 2019 hat das Thema Umwelt nimmt das Thema Umweltschutz eine immer wichtigere Rolle ein. Und in der Tat kann auch der Einsatz einer Softwarelösung einen kleinen Beitrag zum Klimaschutz leisten. Da alle Dokumente digital abgespeichert werden, müssen diese nicht mehr ausgedruckt und in papierform gelagert werden.
Sicherheit. Viele Unternehmensdokumente beinhalten sensible Informationen. Es ist also wichtig, dass sichergestellt wird, dass entsprechende Dokumente nicht in die falschen Hände gelangen. Die heutigen Softwarelösungen beinhaltet viele Sicherheitsfunktionen, welche es ermöglichen Dokumente sicher abzuspeichern. Durch die oben erläuterte Funktion der Rechtevergabe wird außerdem sichergestellt, dass nur ein festgelegte Personen Zugriff auf die Dokumente haben.
Kein Datenverlust. Die hohe Anzahl an Dokumenten in einem Unternehmen führt zwangsläufig dazu, dass immer wieder manche Dokumente verloren gehen. Dies kann beispielsweise dadurch passieren, dass Dokumente nicht erfasst werden oder diese falsch abgelegt werden. Durch den Einsatz einer Dokumentenverwaltungssoftware wird der Prozess der Dokumentenerfassung standardisiert und mögliche Datenverluste hierdurch minimiert werden.
On-Premises | Cloud/SaaS | |
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Investitionskosten | Hoch durch Kaufpreis | Keine, da das DMS nicht gekauft wird. |
Folgekosten: | Eher gering (ggf. für zukünftige Updates/Wartungen) | Im Vergleich zu einem On-Premises DMS eher hoch durch die monatlichen/jährlichen Mietzahlungen. |
Vorteil: | Ein Vorteil eines On-Premises Dokumentenmanagementsystems ist, dass die Daten auf den eigenen Servern im Betrieb abgespeichert werden. | Vorteilhaft ist, dass der DMS Anbieter sich um alle Aufgaben rund um die Bereitstellung der Softwarelösung kümmert. |
Nachteil: | Nachteil eines On-Premises DMS ist, dass der Kunde sich selbst um die Bereitstellung und Wartung der Softwareanwendung kümmern muss. | Problematisch kann sein, dass bei einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem die Daten auf den Servern des Herstellers abgelegt werden. |
Der Markt für Softwareprodukte ist allgemein sehr schnellebig und unterliegt einem ständigen Fall. Auch bei Softwarelösungen für das Verwalten von Dokumenten ist dies der Fall. Allgemein ist dies positiv zu sehen, weil sich die Softwarelösungen dadurch stetig verbessern.
Eine zentrale Entwicklungen in den letzten Jahren war, die zunehmende Beliebtheit von Funktionen, die eine Zusammenarbeit verschiedener Mitarbeiter im Dokumentenmanagement Programm ermöglichen. Mitarbeiter haben hierdurch die Möglichkeit effizienter gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und müssen diese nicht mehr hin und herschicken.
Ein weitere Neuerung beruht auf dem Trend zur Nutzung von mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets. Diesen Trend haben Softwareanbieter erkannt und bieten vermehrt zusätzlich zur eigentlichen Software Apps an, die eine mobile Nutzung ermöglichen.
Auch der aktuelle Trend des Cloud-Computings macht vor dem Markt für Dokumentenverwaltungssoftware nicht halt. Viele Kunden erkennen mittlerweile die Vorteile, die sich aus der Nutzung von Softwareprogrammen über das Internet ergeben. In der Zukunft wird dieser Trend wohl weiter an Fahrt gewinnen.