Cloud Buchhaltungssoftware

Häufig gestellte Fragen zu Cloud Buchhaltungssoftware

Überblick Cloud Buchhaltungssoftware

1. Was ist eine Online Buchhaltungssoftware?

Klassische Buchhaltungsprogramme können von einer Firma gekauft und anschließend lokal genutzt werden. Bei einer Cloud Buchhaltungssoftware erfolgt die Nutzung hingegen online. Die Softwareprodukte werden folglich nicht mehr lokal installiert, sondern stehen den Mitarbeitern über das Internet zur Verfügung.

In diesem Zusammenhang wird auch häufig von Buchhaltungsprogrammen gesprochen, die als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten werden. Hierbei handelt es sich zusammenfassend um Buchhaltungssoftware, bei welcher der Softwarehersteller das Hosting der Buchhaltungslösung übernimmt und die Nutzung online erfolgt.

Bei einem cloudbasierten Buchhaltungsprogramm haben die Mitarbeiter über einen Webbrowser Zugriff auf die Anwendung und können dort die Buchungen erfassen. Es wird deshalb auch häufig von webbasierter Buchhaltungssoftware gesprochen. Ein Großteil der Hersteller bietet zusätzlich auch eine App an, die auf einem Smartphone oder Tablet installiert werden kann. Dadurch können die Benutzer auch mobil die eigene Buchhaltung erledigen und beispielsweise Belege einscannen und in die Buchhaltungssoftware hochladen.

Der entscheidende Unterschied zwischen einer klassischen und einer online Buchhaltungssoftware ist folglich lediglich die Zugriffsart. Der Funktionsumfang ist in der Regel identisch. Es gibt auch mehrere Softwareprodukte für die Buchhaltung, die gleichermaßen als lokale On-Premises und Online Lösung angeboten werden.

2. Welche Vorteile hat ein Buchhaltungsprogramm aus der Cloud?

Flexibilität – Einer der wesentlichen Vorteile einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware ist die hohe Flexibilität. Da die Mitarbeiter das Programm online nutzen können, sind diese nicht an einen bestimmten Arbeitsplatz oder ein Gerät gebunden. Vielmehr ist es so, dass der Zugriff komplett geräte- und ortsunabhängig erfolgen kann. Als Benutzer benötigt man lediglich die Zugangsdaten, um sich auf der Login Seite der SaaS Buchhaltungssoftware anzumelden.

Weniger IT Aufwand – Bei einem als Software-as-a-Service angebotenem Buchhaltungsprogramm kümmert der Softwareanbieter sich um die Bereitstellung der Software. Auch die Verantwortung für alle hiermit im Zusammenhang stehenden Arbeiten wie beispielsweise Wartungen usw. liegt beim Softwarehersteller. Für den Kunden ergibt sich der Vorteil, dass dieser hinsichtlich der IT Arbeiten entlastet wird.

Updates – Die Anforderungen an die Buchhaltung wandeln sich mit der Zeit, weshalb auch Buchhaltungsprogramme sich mit der Zeit ändern. Softwarehersteller bringen deshalb regelmäßig Softwareupdates heraus. Beim klassischen Softwarekauf, müsste der Kunde die Updates nachbestellen. Bei einer Cloud Buchhaltungssoftware sind die Updates jedoch im Preis enthalten, so dass die Softwareanwendung immer auf dem aktuellsten Stand ist.

3. Welche Nachteile kann eine Online Buchhaltungssoftware haben?

Fehlende Individualisierung – Bei Buchhaltungsprogrammen, die als Software-as-a-Service Lösung angeboten werden, handelt es sich um standardisierte Softwareprodukte. Diese lassen sich in der Regel nicht individualisieren. Wenn eine Firma spezielle Anforderungen an ein Buchhaltungssoftwareprodukt hat, kann dies problematisch werden.

Reine Online Nutzung – Manchen Benutzern ist es wichtig, dass die Buchhaltung auch offline durchgeführt werden kann. Bei einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware ist dies jedoch nicht möglich, da Benutzer nur über das Internet Zugriff auf das Programm haben.

Datensicherheit – Besonders in der Buchhaltung sind Unternehmensinformationen enthalten, die nicht in die falschen Hände geraten dürfen. Da bei einer Online Buchhaltungssoftware das Hosting der Anwendung vom Hersteller durchgeführt wird, fürchten sich Unternehmen davor, dass die Sicherheit der Daten gefährdet ist. In der Regel ist dies jedoch unbegründet, da die Softwareanbieter für das Hosting auf professionelle Rechenzentren zurückgreifen.

4. Für wen ist eine SaaS Buchhaltungssoftware geeignet?

Allgemein nimmt die Beliebtheit von Software-as-a-Service Lösungen in allen Softwarekategorien immer weiter zu. In der Kategorie Buchhaltungssoftware ist der Anteil cloudbasierter Softwareprodukte in den letzten Jahren besonders stark gestiegen. Grundsätzlich kommt der Einsatz eines webbasierten Buchhaltungsprogramm in Firmen jeder Größe in Frage. Bei kleineren Unternehmen sind die Anwendungen jedoch besonders beliebt. Insbesondere die hohe Flexibilität sowie die wegfallenden IT Aufgaben sind für kleine Firmen wichtig. Die fehlenden Möglichkeiten zur Individualisierung der Softwareprodukte stellen für kleinere Betriebe in der Regel kein Problem dar, da für diese die Standardfunktionen einer Buchhaltungssoftware ausreichend sind.

5. Wie viel kostet ein Cloud Buchhaltungsprogramm?

Die Preise für Buchhaltungsprogramme können sich je nach Softwareprodukt stark unterscheiden. Hinsichtlich der Preisgestaltung hat eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware den Vorteil, dass keine einmalige hohe Investition zu Beginn der Nutzung fällig wird. Bei diesem Modell wird eine Software nicht gekauft, sondern gemietet. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass monatlich oder jährlich eine Nutzungsgebühr an den Softwarehersteller zu bezahlen ist. Die Preisspanne der Einstiegspreise reicht bei Buchhaltungsprogrammen aus der Cloud von ca. 5 bis 50 Euro pro Monat. Insgesamt gibt es mehrere Anwendungen, die günstig gemietet werden können.