Nebenkostenabrechnung Software

Überblick Nebenkostenabrechnung Software

Was ist eine Nebenkostenabrechnung Software?

Eine Nebenkostenabrechnung Softwarelösung ist ein Programm, welches den Anwender bei der Erstellung und Verwaltung von Betriebskostenabrechnungen unterstützt. Hierfür beinhalten die Anwendungen verschiedene Funktionen, die es in Summe ermöglichen, Nebenkostenabrechnungen schnell und professionell zu erstellen. Die Softwareprodukte können von privaten Vermietern sowie gewerblichen Hausverwaltungen für die Erstellung der Nebenkostenabrechnungen gleichermaßen genutzt werden.

Welche Funktionen haben Programme für die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen?

Betriebskostenabrechnung – Die wichtigste bzw. wesentliche Funktionen der Anwendungen ist die Erstellung der Abrechnungen. Diese lassen sich mit wenigen Klicks erstellen. Nutzer müssen die Daten in der Software erfassen und die Nebenkostenabrechnung wird automatisiert erstellt.

Objektverwaltung – In den Programmen können auch die einzelnen Einheiten hinterlegt werden, für welche die Betriebskostenabrechnungen zu erstellen sind. Hierdurch behält man immer den Überblick über den Objektbestand.

Dokumentenverwaltung – Mithilfe der Softwareprogramme können Sie nicht nur die Nebenkosten berechnen, sondern diese anschließend auch in ein offizielles Dokument überführen. Dieses können Sie dem jeweiligen Mieter zukommen lassen. In der Software können Sie die erstellten Nebenkostenabrechnungen auch abspeichern, so dass Sie auch im Nachgang noch Zugriff auf die erstellten Dokumente haben.

Datenerfassung und -sicherung - Eine Nebenkostenabrechnung Software ermöglicht die zentrale Erfassung und Verwaltung von Daten zu Mietobjekten, Mietern, und Zählern für Wasser, Heizung und Strom. Die Daten können in der Software abgespeichert und zukünftig jederzeit für andere Aufgaben genutzt werden.

Automatisierte Berechnungen - Automatisiert die Berechnung der Nebenkosten basierend auf den erfassten Verbrauchsdaten, Verteilerschlüsseln und den gültigen rechtlichen Vorgaben.

Verwaltung der Kostenarten - Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung sind verschiedene Kosten zu berücksichtigen. In der Software können diese definiert und anschließend für die Abrechnungserstellung genutzt werden.

Vorgaben - Softwareprogramme für die Nebenkostenabrechnungen sind spezialisierte Anwendungen, bei denen ein Großteil des Erstellungsprozesses automatisiert abgewickelt wird. Hierbei werden die notwendigen rechtlichen Vorgaben automatisch berücksichtigt.

Mieter Management – Der Funktionsumfang moderner Nebenkostenabrechnung-Programme geht mittlerweile über die reine Erstellung von Betriebskostenabrechnungen hinaus. Mithilfe der Softwareprodukte können beispielsweise auch die Mieter verwaltet werden. Hierdurch wird die Anwendung zu einer Art CRM Lösung, in der alle relevanten Informationen zu den Mietern aufbereitet werden.

Vorlagen – Viele Softwareprodukte beinhalten zusätzlich Vorlagen und Musterbeispiele, die man für die Erstellung von Abrechnungen oder anderen Dokumenten nutzen kann.

Finanzmanagement – Zusätzlich zu den eigentlichen Features für die Nebenkostenabrechnung sind auch Funktionen für das Finanzwesen oftmals Bestandteil der Softwareprogramme. Damit lassen sich beispielsweise die Einnahmen und Ausgaben jederzeit überwachen.

Kontrollen – Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung sind diverse Faktoren zu berücksichtigen, weshalb Fehler immer wieder auftauchen können. Viele Softwarehersteller haben daher eigene Kontrollrechnungen in die Programme eingebaut. Hierbei werden die Abrechnungen auf Plausibilität geprüft.

Online oder lokale Nebenkostenabrechnung Software?

Wenn man auf der Suche nach einer Softwarelösung für Nebenkostenabrechnungen ist, spielt die Frage, ob eine cloudbasierte oder lokale Softwareanwendung besser ist, eine entscheidende Rolle. Beim Vermieter können verschiedene Faktoren hinsichtlich dieser Fragestellung eine Rolle spielen. Grundsätzlich haben Softwareprodukte aus der Cloud in den letzten Jahren stark an Beliebtheit gewonnen. Immer häufiger werden diese Produkte eingesetzt.

Cloudbasierte Programme für Nebenkostenabrechnungen werden vom Softwarehersteller „gehostet“. Hierbei stellt der Hersteller die Software seinen Kunden online zur Verfügung. Eine lokale Installation der Nebenkostenabrechnung Software ist daher nicht notwendig. Als Vermieter hat man dadurch die Möglichkeit, jederzeit online auf die Software und Daten zuzugreifen. Für die Nutzung der Software zahlt man eine monatliche Miete an den Softwareanbieter.

Alternativ gibt es das klassische Software-Bereitstellungs-Modell. Dieses wird in der IT-Welt häufig als „On-Premises“ bezeichnet. Hierbei kauft der Vermieter bzw. eine Hausverwaltung die Software und installiert diese anschließend auf dem eigenen PC oder Servern. Um die Bereitstellung muss man sich bei dieser Konstellation selbst kümmern. Der Softwarehersteller trägt hierfür keine Verantwortung.

Welche Art von Softwarekäufer bin ich?

Es gibt eine Reihe an unterschiedlichen Programmen, die bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen unterstützen. Vielen Vermietern fällt die Softwareauswahl daher schwer. Um den Vergleich der Nebenkostenabrechnung Softwarelösungen zu vereinfachen, sollten Sie sich daher im Vorfeld klar machen, welcher Typ von Softwarekäufer Sie überhaupt sind. Dies erleichtert es, die passende Anwendung zu finden. In der Regel ist eine Kategorisierung in die folgenden zwei Typen möglich:

Privater Vermieter: Der überwiegende Teil der in Deutschland verfügbaren Mietwohnungen wird von Privatpersonen vermietet. Diese besitzen häufig eine oder ggf. sogar mehrere Wohnungen und vermieten diese zusätzlich zu ihrer eigenen Tätigkeit. Solche Anwender haben ganz andere Anforderungen an ein Softwareprogramm als große Unternehmen. Für private Vermieter eignen sich leichte und flexible Softwareprogramme für die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen. Die Anwendungen werden in der Regel auch als Software-as-a-Service angeboten und sind damit auch jederzeit flexibel nutzbar.

Professionelle Unternehmen: Am Wohnungsmarkt mischen auch viele Unternehmen mit. Diese betreiben ganz Portfolios an Mietwohnungen. Einfache Softwareprodukte für die reine Nebenkostenabrechnung sind hier weniger geeignet. Mehr in Betracht kommen umfassendere Softwareprodukte, die über zusätzliche Features verfügen und damit einen Großteil der Unternehmensbereiche abdecken.

Worauf sollte ich beim Kauf eines Nebenkostenabrechnung Programms achten?

a) Art der Bereitstellungen: Bei der Softwareauswahl ist eine grundsätzliche Entscheidung, ob eine On-Premises oder SaaS Lösung angeschafft werden soll. Gleiches gilt auch für das Auswahlverfahren bei einer Nebenkostenabrechnung Software. Diese werden immer häufiger als Software-as-a-Service bzw. online angeboten. Als Vermieter hat dies den Vorteil, dass man sich nicht um die Bereitstellung der Softwarekümmern muss.

b) Schnittstellen zu anderen Programmen: Bei vielen Vermietern kann es sein, dass nicht nur eine einzige Software, sondern mehrere Programme parallel genutzt werden. Dann ist es entscheidend, dass vor der Auswahl eines Nebenkostenabrechnungsprogramms geprüft wird, ob dieses mit anderen Anwendungen kompatibel ist. Die meisten Softwareprogramme verfügen über Schnittstellen, die dann für den Datenaustausch genutzt werden können.

Wie finde ich die passende Nebenkostenabrechnung Software?

Es gibt eine große Anzahl an unterschiedlichen Softwareprodukten aus der Kategorie Neben- und Betriebskostenabrechnung Software. Vielen Interessenten fällt es daher schwer, das richtige Programm zu finden. Um die Suche zu vereinfachen, sind im Folgenden die wichtigsten Schritte aufgeführt, die bei einer Softwaresuche zu beachten sind, damit diese möglichst einfach und erfolgreich wird.

1. Anforderungsliste erstellen: Ausgangspunkte des Softwarevergleichs ist die Definition aller relevanten Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung Software. In dieser Liste sollten Sie aufführen, welches die Funktionen sind, die Sie unbedingt für den späteren Alltag benötigen.

2. Grobe Marktanalyse: Um sich einen ersten Eindruck vom Softwareangebot zu verschaffen, können Sie die verfügbaren Nebenkostenabrechnung Softwareprodukte überfliegen und mit Ihren Anforderungen abstimmen. Die Softwarelösungen, die nicht den Anforderungen laut Ihrer Anforderungsliste entsprechen, können direkt eliminiert werden. Am Ende sollten Sie eine erste Liste mit ca. 5-10 Softwareprodukten haben, die grundsätzlich in Betracht kommen.

3. Liste mit den Top 3 Programmen: Auf Basis der ersten Angebotsanalyse (Punkt 2) können Sie nun weiter ins Detail gehen. Verschaffen Sie sich mehr Informationen über die Nebenkostenabrechnung Softwarelösungen und vergleichen Sie diese miteinander. Hierbei sind u.a. zu berücksichtigen: Funktionen, Preise und Hosting-Optionen. Als Ergebnis sollten Sie eine Liste mit den Top 3 Softwareprodukten haben.

4. Software Demos: Softwarehersteller ermöglichen es Interessenten in der Regel, die Anwendungen für ca. 30 Tage kostenfrei zu testen. Auch bei den meisten Softwareprodukten für Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen ist dies der Fall. Registrieren Sie sich für eine Testphase bei den Softwarelösungen aus Ihrer Top 3 Liste und vergleichen diese nun in der Praxis miteinander.

5. Softwareauswahl: Als Ergebnis können Sie auf Basis der Anforderungsliste und des durchgeführten Tests mit guten Gewissen die Nebenkostenabrechnung Software auswählen, die am besten zu Ihnen passt.

Welche Vorteile habe ich durch den Einsatz einer Software für die Erstellung der Betriebskostenabrechnungen?

• Effizienz: Ein zentraler Vorteil moderner Anwendungen ist, dass man als Vermieter viel Zeit sparen kann. Erstellt man die Nebenkostenabrechnungen manuell ist dies sehr zeitraubend. Mit einer Software können die Abrechnungen in wenigen Minuten erstellt werden.
• Rechtssicher: Bei der Durchführung der Betriebskostenabrechnung sind viele Aspekte zu berücksichtigen. Hier kann man schnell auch mal durcheinander kommen und Angaben vergessen oder falsch berücksichtigen. Ein Nebenkostenabrechnung Softwareprogramm hilft dabei, alle rechtlichen Sachverhalte und Vorgaben zu berücksichtigen.
• Transparenz: Insbesondere wenn die Anzahl an verwalteten Einheiten zunimmt, kann es schnell passieren, dass man den Überblick über Mietverhältnisse, Zahlungseingänge und so weiter verliert. Ein Softwareprodukt erleichtert die Vermieteraktivitäten und erhöht die Transparenz.

Was ist bei der Implementierung einer Software für die Nebenkostenabrechnung zu beachten?

Die Einführung einer neuen Software kann teilweise sehr komplex sein. Insbesondere bei größeren Unternehmen ist die Implementierung mit viel Aufwand verbunden. Auch die Anschaffung einer Nebenkostenabrechnung Software kann mit Aufwand einhergehen. Grundsätzlich ist hierbei jedoch zwischen größeren und kleineren Unternehmen zu unterscheiden. Bei kleineren Vermietungsgesellschaften reichen auch schlanke Softwareanwendungen für den Betriebsalltag aus. Hier kann eine Implementierung schnell durchgeführt werden. Bei größeren Gesellschaften kann es jedoch mehr Zeit in Anspruch nehmen. Dies liegt insbesondere daran, dass größere Datenbestände in die neue Software importiert werden müssen.

Hinsichtlich des Implementierungsaufwands ist außerdem zu berücksichtigen, ob es sich um eine SaaS oder eine On-Premises Lösung handelt. Bei der SaaS Option kümmert sich der Hersteller um die Bereitstellung der Anwendung. Bei der On-Premises Variante muss der Kunde sich selbst um die Bereitstellung und das Hosting kümmern. Es fällt folglich auch deutlich mehr Aufwand und Zeit für die Implementierung an.

Kann man eine Nebenkostenabrechnung selbst erstellen?

Grundsätzlich kann man eine Nebenkostenabrechnung für eine Immobilie eigenständig erstellen und benötigt hierfür keinen externen Dienstleister. Bei der Erstellung einer Abrechnung sind die geltenden Vorschriften zu beachten. Hierbei helfen Nebenkostenabrechnung Softwareprogramme. Auf Basis von Vorlagen und in der Software hinterlegten Regeln, lassen sich die Abrechnungen schnell und ohne viel Mühe erstellen. Zu den Pflichtangaben in einer Nebenkostenabrechnung gehören u.a. Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Umlageschlüssel und bereits geleistete Vorauszahlungen. Bei der Abrechnungserstellung mit einer modernen Softwareanwendung werden diese Aspekte berücksichtigt. Zu beachten ist auch, dass die Erstellung der Nebenkostenabrechnung 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zu erstellen ist und dem Vermieter übergeben werden muss.