Hausmeister Software

Überblick Hausmeister Software

Was ist eine Hausmeister Software?

Eine professionelle Hausmeister Softwarelösung deckt einen Großteil der administrativen Arbeiten im Berufsalltag ab. Der Funktionsumfang der Softwareprodukte reicht hierbei von der Kundenverwaltung über die Buchhaltung bis zur Planung der Einsatzzeiten aller Mitarbeiter. Insgesamt stellt eine Hausmeister Software damit ein zentrales Werkzeug zur Steuerung des gesamten Betriebs dar. Am Markt gibt es eine Reihe an unterschiedlichen Softwareprodukten, die für Hausmeister geeignet sind. Ein Hausmeisterservice hat hierbei die Möglichkeit, zwischen lokalen Softwareprogrammen sowie Cloud Lösungen zu wählen. Insgesamt ermöglicht ein Hausmeister Programm es einem Hausmeisterservice, das eigene Unternehmen kostengünstig zu digitalisieren und damit insgesamt effizienter zu arbeiten.

Welche Funktionen hat eine Hausmeister Software?

Hausmeister können ein Hausmeister Softwareprogramm in ganz unterschiedlichen Bereichen einsetzen. Beispielsweise kann der eigene Kundenstamm mithilfe einer professionellen Anwendung verwaltet werden. Die erbrachten Leistungen können direkt mithilfe der Software abgerechnet werden und die entsprechende Rechnung an den Kunden verschickt werden. Auch das Mahnwesen wird von vielen Programmen abgedeckt, wodurch viel Zeit eingespart werden kann. Zusätzlich ist es bei vielen Softwarelösungen für Hausmeister auch möglich, das eigene Firmenkonto in die Software zu integrieren. Hierdurch können Überweisungen direkt in der Software durchgeführt werden. Die Anwendungen ermöglichen es einem Hausmeisterservice auch den Papierkram zu reduzieren. Dokumente können in der Software digital archiviert und abgespeichert werden.

Was passt besser zu mir: Lokale oder Cloud Hausmeister Software?

In der Computerwelt gibt es immer wieder neue Entwicklungen, die zu starken Veränderungen in der Softwarewelt führen. Insbesondere das Thema „Cloud-Computing“ hat den Softwaremarkt aufgemischt. Auch der Markt für Hausmeister Programme ist hiervon betroffen.

Eine klassische Hausmeister Software wird vom Benutzer gekauft und anschließend lokal auf dem eigenen Rechner installiert. Bei einem cloudbasierten Programm wird die Software hingegen nicht gekauft, sondern gemietet. Gleichzeitig erfolgt auch keine lokale Installation der Software, sondern die Nutzung erfolgt über das Internet.

Damit Sie sich selbst ein besseres Bild über beide Anwendungsmodelle verschaffen können, haben wir die wesentlichen Eigenschaften bei der Ansätze im Folgenden dargestellt. Damit können Sie selbst entscheiden, ob eine lokale Lösung oder Cloud Lösung besser zu Ihrem Hausmeisterservice passt.

Installation einer Hausmeister Software

Die Softwareauswahl stellt für viele Hausmeisterbetriebe eine große Herausforderung dar. Viele Faktoren sind zu berücksichtigen und es handelt sich um eine wichtige Entscheidung, da eine Softwarelösung das Rückgrat eines funktionierenden Hausmeisterunternehmens darstellt.

Insbesondere kleine Firmen stellen sich die Frage: Was kommt nach der Softwareauswahl? Ist die Entscheidung getroffen, welches Softwareprogramm für Hausmeister genutzt werden soll, ist dieses im Betrieb zu installieren. Für eine umfassende Installation bzw. Einführung fehlen vielen Betrieben die Ressourcen.

Hier kann jedem Hausmeister aber die Angst vor der Anschaffung einer Hausmeister Software genommen werden: Die Installation und Einführung geht mittlerweile ganz einfach. Früher hat es sich um einen komplexen Vorgang gehandelt, mittlerweile kann man zumeist sogar Minuten nach dem Kauf mit der Nutzung beginnen.

Entscheidet sich ein Hausmeister für eine Hausmeister Software aus der Cloud, kann nach der Registrierung das Programm direkt verwendet werden. Eine Installation ist nicht notwendig, da der Softwarehersteller sich um das Hosting kümmert.

Bei einem lokalen Programm muss der Hausmeister die Software auf dem eigenen Computer bzw. Server installieren. Dies nimmt in der Regel nur wenige Minuten in Anspruch. Für die Installation stellen die Hersteller eigene Leitfäden zur Verfügung, die den Prozess erläutern. Auch Hausmeister ohne IT-Erfahrungen können eine Software daher problemlos in Betrieb nehmen.

Welche Vorteile hat eine Hausmeister Software?

Der Einsatz einer modernen Softwarelösung kann sich für einen Hausmeister in verschiedenen Bereichen rentieren. Grundsätzlich ermöglicht eine Hausmeister Softwarelösung es, die Digitalisierung des eigenen Betriebes voranzutreiben. Im Folgenden sind ausgewählte Vorteile aufgeführt, die sich ergeben können, wenn eine Hausmeister Software zur Anwendung kommt.

• Automatisierungen: Mithilfe eines Softwareprogrammes können Hausmeisterbetriebe verschiedene Abläufe im Unternehmen automatisieren. Hierzu gehört beispielsweise die Kunden- und Objektverwaltung. Rechnungen können beispielsweise mit wenigen Klicks erstellt werden. Auch lassen sich Arbeitszeiten deutlich schneller erfassen.
• Planungsoptimierung: Um einen Hausmeisterservice effizient zu führen, ist eine optimale Planung die entscheidende Grundlage. Eine Hausmeistersoftware kann sich bezüglich der Ressourcenplanung als sehr nützlich erweisen. In der Software können Mitarbeiter, Geräte und weitere Aspekte geplant werden.
• Analysen: Ein Hausmeisterprogramm stellt den zentralen Anlaufpunkt für einen Hausmeister dar. Dort laufen die wichtigsten Informationen zusammen. Diese Daten lassen sich aufbereiten und beispielsweise für Wirtschaftlichkeitsanalysen nutzen.
• Kosteneinsparungen: Allgemein führt der Einsatz einer Hausmeister Softwareanwendungen zu Effizienzverbesserungen. Prozesse lassen sich schneller abwickeln und weniger Zeit geht für Verwaltungsarbeiten verloren. Hierdurch lassen sich Kosten einsparen und die Profitabilität des Hausmeisterunternehmens steigern.

Worauf sollte man bei der Auswahl einer Hausmeister Software achten?

Im Zuge der Softwareauswahl fühlt man sich schnell erschlagen, da diverse unterschiedliche Faktoren eine Rolle spielen. Kein Hausmeisterbetrieb gleicht dem nächsten und es liegen immer leichte Unterschiede vor. Dies macht einen Hausmeister-Softwarevergleich so schwierig. Trotzdem gibt es ein paar Aspekte, die alle Hausmeister bei der Softwareauswahl berücksichtigen sollten.

Integration: Grundsätzlich gibt es unterschiedliche Typen von Hausmeister Programmen. Manche fokussieren sich ausschließlich auf das operative Geschäft und beinhalten Funktionen für die Einsatzplanung und Auftragsabwicklung. Andere Anwendungen beinhalten zusätzlich auch Features für die Verwaltung. Hierzu gehört u.a. auch die Buchhaltung. Welcher Softwaretyp besser geeignet ist, muss individuell geprüft werden.

Wenn sich ein Betrieb für ein Hausmeisterprogramm entscheidet, das keine Buchhaltungsfunktionen beinhaltet, sollte darauf geachtet werden, dass ggf. die Möglichkeit besteht, zwischen den Programmen eine Verbindung herzustellen. Dies gelingt in der Regel über Schnittstellen, die einen Datenaustausch ermöglichen.

Mobilität: Als Hausmeister ist man ständig unterwegs und muss sich um verschiedene Aufträge kümmern. Es sollte daher auch möglich sein, die Software mobil zu nutzen. Daher sollte beim Vergleich der Hausmeisterprogramme darauf geachtet werden, welche Softwareprodukte auch Apps beinhalten.

Welche Kosten kommen auf einen Hausmeisterservice durch die Anschaffung einer neuen Software zu?

Jeder Hausmeisterbetrieb ist ein normales Unternehmen, das wirtschaftlich arbeiten muss, um langfristig erfolgreich zu sein. Daher muss auch die Wirtschaftlichkeit einer Investition in ein neues Softwareprogramm analysiert werden. Wie bereits dargestellt wurde (siehe oben) kann hinsichtlich der Bereitstellung grundsätzlich zwischen Hausmeisterprogrammen aus der Cloud sowie lokalen Anwendungen (On-Premises) unterschieden werden. Diese unterscheiden sich insbesondere auch im Hinblick auf die Preisgestaltung.

Bei einer Cloud Lösung ist die Preisgestaltung in der Regel ganz einfach aufgebaut. Die Abrechnung erfolgt hierbei monatlich und orientiert sich in den meisten Fällen an der Benutzeranzahl. Manche Hersteller verlangen zusätzlich auch noch eine Grundgebühr. Die Preisgestaltung ist in diesem Fall sehr transparent und ein Hausmeisterservice kann eindeutig mit den Kosten kalkulieren.

Versteckte Kosten können sich hingegen bei On-Premises Lösungen ergeben. Der Hausmeister muss sich nach dem Kauf selbst um die Wartung etc. kümmern. Weiterhin kann es auch passieren, dass zukünftige Updates für die Software kostenpflichtig sind. Ein Hausmeisterbetrieb hat in diesen Fällen in der Regel keine Möglichkeit und muss dieses erwerben, damit das Hausmeisterprogramm technisch auf dem neuesten Stand ist.

Ein Punkt der beide Methoden betrifft, sind mögliche Schulungskosten. Mittlerweile sind die Anwendungen für Hausmeister sehr benutzerfreundlich und intuitiv aufgebaut, trotzdem braucht es häufig eine Einweisung, damit das Programm effizient genutzt werden kann. Manche Softwarehersteller bieten Schulungen kostenfrei an, bei manchen entstehen hierfür jedoch Zusatzkosten.

Wie vergleicht man Hausmeisterprogramme am besten?

• 1. Schritt - Ermittlung der Anforderungen: Ausgangspunkt der Softwaresuche ist die Definierung der Anforderungen, die man an die Hausmeister Software hat. Da es sich hierbei um die Grundlage für die weiteren Schritte handelt, sollte man sich dafür ausreichend Zeit nehmen.
• 2. Schritt – Erstellung einer Long-List: Aufbauend auf den Anforderungen können Sie sich nun einen ersten Überblick über die verfügbaren Softwareprodukte für Hausmeister machen. Prüfen Sie, welche Softwarelösungen Ihren Anforderungen genügen und nehmen Sie diese in Ihre Liste auf.
• 3. Schritt – Top 3 Liste: Die in der Long-List aufgenommenen Hausmeister Softwarelösungen können Sie nun im Detail analysieren. Greifen Sie hierbei auf alle verfügbaren Informationen wie Produktbeschreibungen, Bewertungen etc. zurück. Am Ende sollten Sie eine Liste mit den drei besten Hausmeister Softwareprodukten haben.
• 4. Schritt - Praxistest: Für Ihre Top 3 Softwareprogramme können Sie nun einen Demoaccount beim Hersteller beantragen. Damit können Sie die Software für ca. 14-30 Tage kostenlos ausprobieren und testen.

Wenn Sie so wie oben beschrieben vorgehen, stehen Ihre Chancen gut, dass das Hausmeister Programm finden, dass am besten zu Ihrem Hausmeisterbetrieb passt.

Welche aktuellen Trends gibt es im Softwaremarkt für Hausmeister?

a. SaaS Lösungen: Im gesamten Softwaremarkt ist aktuell die Tendenz erkennbar, dass immer häufiger Software-as-a-Service Lösungen zum Einsatz kommen. Auch bei Softwareprodukten für Hausmeisterbetriebe ist dieser Trend ersichtlich und die Anzahl an SaaS Hausmeisterprogrammen nimmt stetig zu. Insbesondere bei kleineren Hausmeisterunternehmen nimmt die Beliebtheit von SaaS Softwareprodukten zu.

b. Mobile Nutzbarkeit: Heutzutage spielt das Thema „mobiler Zugriff“ eine immer wichtigere Rolle beim Softwarevergleich. Ein Hausmeisterprogramm muss für die Mitarbeiter in der Verwaltung (Stichwort: Homeoffice) sowie für die Mitarbeiter im Außendienst immer verfügbar sein. Die meisten Hersteller haben hierauf bereits reagiert und bieten die eigenen Produkte als Online Lösung an. Zusätzlich werden häufig auch Apps bereitgestellt.