Agentursoftware

Überblick Agentursoftware

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine Agentursoftware?
2. Vorteile einer Agentursoftware
3. Wesentliche Funktionen
4. Für wen ist eine Agentursoftware geeignet?
5. Tipps für die Softwareauswahl

Was ist eine Agentursoftware?

Im Kern stellt eine Agentursoftware ein Werkzeug dar, welches eine Agentur in allen Unternehmensbereichen unterstützt. Die Agentursoftware dient Mitarbeitern hierbei als zentraler Anlaufpunkt für die tägliche Arbeit. Hierfür beinhaltet eine Agentursoftware eine Reihe an unterschiedlichen Funktionen, die ein Unternehmen u.a. in den Bereichen Kundenverwaltung, Zeiterfassung, Projektmanagement, Marketing usw. unterstützt.

Vorteile einer Agentursoftware

Der Kauf einer Agentursoftware stellt für jedes Unternehmen eine finanzielle Belastung dar, weshalb vorab festzustellen ist, welche Vorteile mit der Anschaffung einer Software einhergehen. Im Folgenden sind ein paar der wesentlichen Vorteile aufgeführt. Für jede Agentur ist individuell festzustellen, inwieweit die aufgeführten Vorteile auf das jeweilige Unternehmen zutreffen.

Effiziente Projektarbeit:
Ein wesentlicher Vorteil einer Agentursoftware ist, dass durch den Einsatz der Software das Projektmanagement vereinfacht wird. Der gesamte Projektlebenszyklus kann mit einem professionellen Programm überwacht werden. Die entsprechenden Aufgaben können in der Software definiert und anschließend überwacht werden. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Projektarbeiten immer innerhalb der Fristen erledigt werden.

Dokumentenverwaltung
In modernen Agenturprogrammen können alle relevanten Dokumente abgespeichert und verwaltet werden. Rechnungen, Angebote, Arbeitsdokumente usw. können dadurch an einer zentralen Stelle digital gesichert werden. Der Papierkram in einem Unternehmen kann dadurch minimiert werden und Dokumente sind für Mitarbeiter mithilfe von Suchfunktionen deutlich schneller auffindbar.

Produktivitätssteigerung
Der Einsatz einer passenden Software kann die Produktivität in einer Agentur merklich verbessern. Durch verschiedene Automatisierungen können Mitarbeiter schneller und effizienter arbeiten und verschwenden weniger Arbeitszeit mit Verwaltungsarbeiten.

Verbesserte Zusammenarbeit
Der Erfolg einer Agentur basiert auf einer effektiven Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Eine Agentursoftware erleichtert die Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Dokumente und Informationen können schneller ausgetauscht werden und alle Teammitglieder sind durch die Software immer auf dem gleichen Stand.

Welche Funktionen hat eine Agentursoftware?

Der Funktionsumfang einer Agentursoftware kann sich je nach Softwarehersteller stark unterscheiden. Insgesamt verfügen professionelle Softwarelösungen jedoch in der Regel über einen großen Funktionsumfang, so dass ein Großteil der Prozesse und Bereiche einer Agentur abgedeckt wird. Im Folgenden sind ein paar der wesentlichen Funktionen einer Agentursoftware aufgeführt.

• Kundenverwaltung: Mithilfe einer Agentursoftware kann die Kommunikation mit den eigenen Kunden optimiert werden. Die gesamte Kommunikation kann an einer zentralen Stelle verwaltet werden. Auch die Kommunikation mit potenziellen Neukunden kann mithilfe einer Agentursoftware erfolgen. Potenzielle Interessenten können hierdurch beispielsweise zu bestimmten Zeitpunkten gezielt angesprochen werden, um diese als neue Kunden für das eigene Unternehmen zu gewinnen.
• Projektüberwachung: Eine moderne Agentursoftware ermöglicht es einem Unternehmen verschiedene Projekte parallel zu managen. Verantwortliche können die aktuellen Fortschritte der Projekte mithilfe einer Software überwachen und hieraus ggf. Maßnahmen ableiten.
• Zeiterfassung: Die Erfassung von Arbeitszeiten und die Zuordnung zu verschiedenen Projekten kann schnell chaotisch ablaufen. Eine Agentursoftware erleichtert die Erfassung von Arbeitszeiten enorm. Mitarbeiter können die eigenen Arbeitszeiten mit wenigen Klicks in der Software erfassen.
• Aufgabenmanagement: Projekte bestehen aus einer Vielzahl an unterschiedlichen Aufgaben, die jeweils von verschiedenen Teammitgliedern zu erledigen sind. In einer Agentursoftware können die Aufgaben definiert und anschließend einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden.
• Dashboard: Ein nützlicher Bestandteil einer Agentursoftware ist es, dass diese in der Regel über ein zentrales Dashboard verfügt. Dort sind alle wichtigen Informationen und Funktionen für den Nutzer aufgeführt. Oftmals kann der Nutzer den Inhalt des Dashboards zu Teilen auch selbst bestimmen. Durch ein Dashboard erhält ein Nutzer auf einen Blick einen Überblick über alle wichtigen Informationen wie beispielsweise den aktuellen Projektfortschritt.
• Reporting: Mithilfe einer Reporting Funktion können per Knopfdruck umfassende Berichte erstellt werden. Dadurch kann beispielsweise analysiert werden, welche Projekte profitabel sind und welche nicht.

Darüber hinaus beinhalten professionelle Agentursoftwarelösungen noch viele weitere Funktionen wie beispielsweise: Angebots- und Rechnungserstellung, Buchhaltung, Terminplanung, Formulare, Ressourcenmanagement und noch vieles mehr.

Für wen ist eine Agentursoftware geeignet?

Grundsätzlich ist eine Agenturlösung für alle Agenturen geeignet, die ein zentrales Programm für die Verwaltung des eigenen Unternehmens benötigen. So kommt der Einsatz einer Agentursoftware beispielsweise in den folgenden Agentur-Arten in Betracht:

• PR-Agentur
• Webagentur
• Werbeagentur
• Presseagentur
• Messeagentur
• Medienagentur
• Designagentur
• usw.

Tipps für die Softwareauswahl

Am Softwaremarkt gibt es viele verschiedene Softwarelösungen für Agenturen, so dass es oftmals nicht leicht ist, die richtige Auswahl zu treffen. Ein wesentlicher Tipp für die Softwareauswahl ist es, die eigenen Anforderungen an das Softwareprogramm klar zu definieren. Halten Sie hierfür am besten auch Rücksprache mit allen Mitarbeitern im Unternehmen. So kann sichergestellt werden, dass eine Software ausgewählt wird, die auch effektiv im Unternehmen eingesetzt werden kann. Es bietet sich an, besonders wichtige Funktionen klar zu definieren und diese als Ausschlusskriterien bei einer vorläufigen Softwareauswahl zu nutzen. So können schon vorab nicht passende Softwareprodukte aussortiert werden, die die entsprechenden Funktionen nicht beinhalten.

Weiterhin sind die Erfahrungen anderer Agenturen mit Softwareprogrammen bei der Softwareauswahl sehr nützlich. Greifen Sie hierfür einfach auf die Bewertungen anderer Nutzer zurück. Die Rezensionen können bei der Bewertung der einzelnen Softwarelösungen sehr hilfreich sein.

Vor der Softwareauswahl sollte außerdem geklärt werden, ob eine On-Premises oder Cloud Lösung bevorzugt wird. Bei der On-Premises Variante wird eine Software auf den eigenen Servern im Unternehmen installiert und gehostet. Bei der Cloud Lösung übernimmt das Hosting der Softwareanbieter und die Kunden können die Software anschließend über das Internet nutzen. Man spricht hierbei auch von Software-as-a-Service. Wenn diese Frage vor der eigentlichen Softwareauswahl geklärt wird, erleichtert dies die Softwareauswahl, weil so manche Softwareprodukte bereits vorab ausgeschlossen werden können.

Um Ihnen den Vergleich zwischen einer On-Premises und Cloud Agentursoftware zu vereinfachen, werden die wesentlichen Eigenschaften beider Modelle in der folgenden Tabelle gegenübergestellt.