Überblick SHK Software
Überblick
- Überblick
- Was genau ist eine SHK Software überhaupt?
- Funktionen
- Wer braucht eine SHK Software
- Lokal oder Cloud
- Welche Trends gibt es bei SHK Softwareprogrammen?
- Welche Vorteile bietet eine SHK Softwareanwendung?
- Welcher Typ Software-Käufer bin ich?
- Wie finde ich die richtige SHK Software?
- Transformation der Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik Branche durch Softwareprodukte
- Fragen an Softwarehersteller bei der Softwareauswahl
Unternehmen, die in der Branche Sanitär, Heizung und Klima tätig sind, sind vom Trend der Digitalisierung nicht ausgenommen.
Auch hier gab es in den letzten Jahren viele technologische Weiterentwicklungen, die SHK-Unternehmen eine große Chance dafür bietet, ihr
Unternehmen effizienter aufzustellen.
Eine SHK-Software stellt zur Weiterentwicklung des eigenen Unternehmens ein wirklich interessantes Instrument dar. Positiv ist, dass das
Angebot an Softwareprodukten in Deutschland sehr groß ist, weshalb für die Anforderungen jedes Unternehmens eine passende Software gibt.
Problematisch ist jedoch, dass durch das große Angebot sowie der hohen Komplexität der verschiedenen Softwareprodukte, die Auswahl
einer Software sich schwierig gestalten kann. Im Folgenden werden dem Softwarekäufer verschiedene Informationen bereitgestellt,
die bei der Softwareauswahl hilfreich sein können.
Was genau ist eine SHK Software überhaupt?
Als erstes soll geklärt werden, was genau unter einer Software für SHK-Betriebe zu verstehen ist. Zusammenfassend geht es im Kern dieser Produkte darum, die verschiedenen betriebswirtschaftlichen Prozesse im Unternehmen abzubilden und mithilfe der Software zu unterstützen. Die Funktionen können sich hierbei von Software zu Software unterscheiden. In aller Regeln werden aber mindestens die alltäglichen Büroarbeiten wie beispielsweise das Erstellen eines Angebots oder einer Rechnung oder das Verwalten von Kundendaten unterstützt. Erledigt man diese Aufgaben per Hand, kostet dies viel Zeit und ist auch sehr fehleranfällig. Eine Software entlastet die Mitarbeiter durch verschiedene Hilfestellungen und Automatisierungen bei der Umsetzung der Tätigkeiten im Büro.
Funktionen
Die meisten Softwarehersteller bieten den SHK-Betrieben nicht nur eine Software für Büroarbeiten an, sondern darüber hinaus auch viele weitere nützliche Funktionen. Man kann in diesem Zusammenhang auch von einer Komplettlösung sprechen, die das gesamte Unternehmen abbildet. Da der Funktionsumfang mittlerweile so groß ist, sind im Folgenden ein paar Funktionen aufgelistet, die insbesondere für Unternehmen aus der Branche Sanitär, Heizung und Klima interessant sind.
| Mobile Verwaltung: | Insbesondere für Mitarbeiter im Außendienst ist diese Funktion interessant. SHK-Software beinhaltet oftmals Apps, die dann von Außendienstmitarbeitern genutzt werden können. Diese können dafür verwendet werden um mit dem Büro zu kommunizieren, verbrauchte Materialien und Arbeitsstunden zu erfassen. Außerdem können Unterschriften auf einem Smartphone oder Tablet digital eingeholt werden, wodurch der Papierkram reduziert werden kann. | Dokumentenarchivierung: | Mittlerweile kann einem Unternehmen sehr, sehr viel Papierkram entstehen, so dass man schnell den Überblick verliert. Mithilfe einer Funktion zur Dokumentenverwaltung lassen sich alle Dokumente zentral abspeichern. Insbesondere im Hinblick auf die gesetzlichen Regelungen (GoBD) ist diese Funktion für SHK Unternehmen sehr wichtig. | Leistungskatalog: | Ein in die SHK Software integrierter Leistungskatalog beinhaltet verschiedene vordefinierte Tätigkeiten und Arbeiten, die dann beispielsweise beim Erstellen einer Rechnung per Klick in das entsprechende Dokument übernommen werden können. | Tourenplanung: | Durch eine Planung der Fahrten der Außendienstmitarbeiter lässt sich viel Zeit und Geld sparen. So kann eine optimale Bearbeitungsreihenfolge der Aufträge ermittelt werden. |
|---|---|
| Rechnungen & Angebote: | Mithilfe einer SHK Softwareanwendungen können Rechnungen und Angebote mit wenigen Klicks erstellt werden. Hierfür kann auf vordefinierte Layouts zurückgegriffen werden. Kontaktdaten und weitere Informationen lassen sich automatisiert übernehmen. |
| Erfassung von Arbeitszeiten: | Viele Softwareprogramme für SHK-Betriebe beinhalten außerdem auch ein Modul für die Arbeitszeiterfassung. Mitarbeiter können damit die geleisteten Stunden digital erfassen. Stundennachweise in Papierform sind dann nicht mehr notwendig. |
| Buchhaltung: | Ein weiteres zentrales Feature vieler Softwarelösungen für SHK Unternehmen ist die Buchhaltungsfunktion. Der Betrieb kann die Buchhaltung damit direkt in der Software erledigen und benötigt kein separates Programm. Alle Belege lassen sich erfassen und entsprechend einbuchen. Zusätzlich kann auch die finanzielle Situation des Betriebs stetig überwacht werden. |
| Service & Wartung: | Diese Funktion unterstützt bei allen Themen rund um das Thema Wartungsarbeiten. Die Software hilft bei der Planung und Verwaltung der durchzuführenden Wartungsarbeiten. Auch der Arbeitsfortschritt kann in der Software dokumentiert werden. |
| CRM Feature: | Moderne Softwarelösungen beinhalten auch Funktionen für das Customer-Relationship-Management bzw. Kundenmanagement. Hiermit lässt sich die gesamte Kundenverwaltung und -kommunikation über die Software abwickeln. |
| Schnittstellen: | Ein besonderes Feature stellen Schnittstellen zu Zulieferern dar. Nicht alle Programme beinhalten diese Funktion. Über Schnittstellen wird der Datenaustausch mit Großhändlern ermöglicht. Hierdurch lassen sich beispielsweise bei Kalkulationen automatisch die aktuellen Preisen von Waren und Produkten berücksichtigen. |
Viele Softwareunternehmen bieten ihre Software nicht als ein einheitliches Produkt, sondern als ein flexibler Konstrukt aus mehreren Modulen, die jeweils verschiedene Funktionen beinhalten. Entsprechend der Anforderungen des Kunden, lässt sich dann eine individuelle Software zusammenstellen. Es ist somit grundsätzlich das gleiche Prinzip wie beim Kauf eines Neuwagens.
Wer braucht eine SHK-Software
Gründe für eine SHK-Software gibt es viele. Der wohl wichtigste ist jedoch die mit der Einführung einhergehende Effizienzsteigerung.
Der Kauf einer Software kann und sollte wie ein normales Investment wie beispielsweise dem Kauf einer Maschine betrachtet werden.
Dementsprechend möchte man als Unternehmen selbstverständlichen einen Ertrag aus dieser Investition erzielen.
Bei den meisten Betrieben ist dies der Fall. Wählt man die richtige Software aus erfolgt die gesamte Abwicklung der Betriebsabläufe deutlich
schneller. Mitarbeiter müssen sich nicht mehr mit unnötigen internen Prozessen herumschlagen, sondern können den Fokus auf die
elementaren Dinge richten. Führt man als Unternehmen eine Software ein, kann diese im Vergleich zu Konkurrenten aus der Branche
Sanitär, Heizung und Klima zu einem wirklichen Wettbewerbsvorteil werden.
Der Einsatz einer Software führt nicht nur zur Verbesserung der internen Situationen wie beispielsweise Kostensenkungen oder erhöhter
Mitarbeiterzufriedenheit, sondern hat auch Auswirkungen auf externe Dritte. Beispielsweise kann der Kundenkontakt mithilfe der Software
verbessert werden. Alle Kundeninformationen können zentral in der Software gebündelt werden, wodurch die Kundenkommunikation deutlich
vereinfacht wird. Manche Softwares haben auch extrale Module für das Customer Relationship Management (CRM). Diese beinhalten
dann viele Funktionen, die sich ausschließlich auf die Verbesserung der Kundenbetreuung- und Gewinnung konzentrieren. Auch der Kontakt
mit Zulieferern kann durch eine SHK Software verbessert werden.
Der Bedarf einer Software richtet sich auch nicht nach der Unternehmensgröße. Sondern eine passende Software ist für jede
Unternehmensgröße geeignet und bietet immer einen Mehrwert. Nur die Anforderungen unterschieden sich bezüglich der Unternehmensgröße.
Einzelkämpfer führen ihr Unternehmen alleine und stellen somit selbst das Unternehmen dar. Für den Einsatz einer
Software spricht in diesem Fall insbesondere, dass der Unternehmer nicht von der Arbeit beim Kunden abgehalten werden sollte.
Jede Stunde die mit internen Büroarbeiten vergeudet wird, wirkt sich auch gleichzeitig negativ auf den Umsatz aus.
Kleine Unternehmen stoßen beim Einsatz von traditionellen Office-Programmen oftmals in ihre Grenzen und kommen mit den Arbeiten nur
schleppend hinterher. Insbesondere wenn sich das Unternehmen im Wachstum befindet, unterstützt die Software dabei, nicht den
Überblick zu verlieren.
Bei mittelgroßen SHK-Unternehmen spielen Funktionen, die über die allgemeinen Büroarbeiten hinausgehen eine wie wesentliche Rolle.
Mobile Zeiterfassung oder die Verwaltung von Wartungsarbeiten sind beispielsweise eine große Hilfe bei der Organisation des Unternehmens.
Es geht hierbei insbesondere darum, dass die Verwaltungsarbeiten nicht mehr nur zentral erledigt werden, sondern alle Mitarbeiter
Zugriffsmöglichkeiten auf die Software haben sollten, damit Informationen schneller ausgetauscht werden können.
Große Unternehmen benötigen eine SHK-Software, die den gesamten Betrieb abbildet. Es geht hierbei insbesondere darum
eine effiziente Ressourcenplanung durchzuführen. Man spricht in diesem Zusammenhang auch bereits von Enterprise Ressource Planning (ERP).
Lokal oder Cloud?
Bei der Nutzung einer Software kann grundsätzlich zwischen einer lokalen Nutzung sowie einer Nutzung über das Internet unterschieden werden. Lokale Lösungen waren früher die gängige Praxis, jedoch stellen auch Cloud-Lösungen eine interessante Alternative für Sanitär-, Heizungs- und Klima-Betriebe dar. Durch eine solche Lösung kann die Software von überall mit einem internetfähigen Gerät verwendet werden. Dies ist insbesondere interessant, wenn Mitarbeiter auch auf die Software zugreifen wollen, wenn diese nicht im Büro sind. Viele Softwareunternehmen bieten ihre SHK-Software oftmals in Kombination mit einer Cloud-Lösung an. Für einen SHK-Betrieb bedeutet dies, dass dieser keine eigene IT-Infrastruktur bereitstellen muss, sondern dies der jeweilige Softwarehersteller übernimmt. Alternativ gibt es auch externe Dienstleister, die das Hosting der Software übernehmen können.
Welche Trends gibt es bei SHK Softwareprogrammen?
In den vergangenen Jahren hat sich im Bereich SHK (Sanitär, Heizung, Klima) Software bereits viel verändert. Aber auch für 2024 zeichnen sich bereits viele neue Trends ab, die dabei helfen, dass SHK Betriebe noch effizienter und produktiver arbeiten können. Zu den wichtigsten Entwicklungen gehören:
Digitalisierung der Geschäftsprozesse: Die Digitalisierung wird weiterhin eine ganz entscheidende Rolle spielen. Besonders im Fokus stehen hierbei alle Unternehmensprozesse in der Verwaltung, die repetitiv sind. SHK Programme stellen hierbei das ideale Werkzeug für die Umsetzung dar.
Apps: Insbesondere bei der Auswahl einer SHK Software ist zu beachten, dass auch eine mobile Nutzbarkeit möglich ist, da die Mitarbeiter häufig vor Ort beim Kunden sind. Die Entwicklung von Apps wird bei Herstellern von SHK Programmen daher Schritt für Schritt mehr in den Fokus rücken. Bis jetzt waren Apps häufig abgespeckte Versionen der eigenen Softwareprogramme. Zukünftig wird der Funktionsumfang der SHK Apps zunehmend steigen, so dass diese „normalen“ Programmen gleichwertig gegenüberstehen.
Software-as-a-Service: Beim Software-as-a-Service (Abkürzung: SaaS) handelt es sich um eine Form der Bereitstellung von Softwareprogrammen. Bei dieser Methode vermietet ein Softwarehersteller die eigenen Softwareprodukte online an die eigenen Kunden. Auch für die SHK Branche gibt es Vielzahl an SaaS SHK Softwareprodukten. Immer mehr Softwarehersteller übernehmen diese Form der Softwarebereitstellung und bieten die eigenen Programme als SaaS Lösung an. Auch für die kommenden Jahre ist davon auszugehen, dass die Anzahl an SaaS Lösungen weiter steigen wird.
Welche Vorteile bietet eine SHK Softwareanwendung?
Der Einsatz eines spezialisierten Softwareprogramms für Betriebe aus dem Bereich Sanitär, Heizung und Klima bringt u.a. die folgenden Vorteile mit sich:
Automatisierung der Verwaltung: Zeit auf der Baustelle kann fakturiert werden, anders sieht es jedoch mit verbrachter Arbeitszeit für Büroarbeiten aus. Damit ein SHK-Betrieb möglichst produktiv arbeiten kann, sollten die Verwaltungsarbeiten möglichst schnell erledigt werden. Mit einer SHK Software lassen sich beispielsweise Rechnungen und Angebote mit wenigen Klicks automatisiert erstellen.
Optimierung der Baustellen: Moderne Softwareprogramme für SHK Betriebe haben auch Funktionen integriert, die dabei unterstützen, Baustellen möglichst schnell und effizient abzuwickeln. Hierdurch lassen sich Arbeitsabläufe sowie der Ressourceneinsatz optimieren. Der Chef kann sehen, wo welcher Mitarbeiter arbeitet und die Mitarbeiter haben auch Zugriff auf die Planung und können sehen, welche Arbeiten als Nächstes auszuführen sind.
Welcher Typ Software-Käufer bin ich?
Um den Prozess der Auswahl einer passenden SHK Lösung effizient zu gestalten, sollten Sie sich vorab vergegenwärtigen, welche Art von Software-Käufer Sie bzw. Ihr Betrieb sind. Hierbei kann grundsätzlich zwischen den folgenden Ausprägungen unterschieden werden.
- All-in-One SHK Software Käufer: Hierbei handelt es sich um SHK Unternehmen, die auf der Suche nach einer Software sind, die den ganzen Betrieb abdeckt. Es handelt sich hierbei um sehr umfassende Softwareanwendungen, die über einen großen Funktionsumfang verfügen. Man kann hierbei auch bereits von kleinen ERP Softwarelösungen sprechen.
- Spezial-Software Käufer: Mittlerweile kommt es immer häufiger vor, dass Handwerkerbetriebe nicht nur eine Software, sondern mehrere Produkte parallel einsetzen. Hierbei kommen dann spezialisierte Nischen-Softwarelösungen zum Einsatz, die jeweils bestimmte Tätigkeiten abdecken. Hierbei kann es sich dann beispielsweise um Buchhaltungsprogramme oder Zeiterfassungssysteme handeln. Diese Anwendungen werden dann miteinander kombiniert. Über Schnittstellen können Daten zwischen den Programmen ausgetauscht werden.
- Customized Software Käufer: In der Regel gibt es für jeden Betrieb ein passendes Softwareprodukt. Wenn ein SHK Betrieb sich jedoch grundlegend von anderen Betrieben unterscheidet und spezielle Anforderungen hat, dann kann auf einen IT-Dienstleister zurückgegriffen werden, der eine Software individuell entwickelt.
Wie finde ich die richtige SHK Software?
1. Anforderungen festlegen: Ausgangspunkt der Softwaresuche ist die Frage, welche Anforderungen Ihr SHK Betrieb an die neue Software hat. Sprechen Sie hierfür mit allen Mitarbeitern und notieren Sie sich die wichtigsten Anforderungen.
2. Marktüberblick: Verschaffen Sie sich nun einen Überblick über alle Softwareprodukte für SHK Betriebe. Gleichen Sie die Softwarelösungen mit Ihrer Anforderungsliste aus Schritt 1 ab. Die SHK Programme, die nicht Ihren Anforderungen entsprechen, können Sie direkt außen vor lassen und nicht weiter berücksichtigen.
3. SHK Software Vergleich: Nun wird es dafür Zeit, die verfügbaren Softwareprodukte genauer zu analysieren. Greifen Sie hierfür auf Produktbeschreibungen, Nutzererfahrungen, Bewertungen und alle weiteren verfügbaren Informationen zurück. Am Ende sollten Sie eine Liste mit den besten drei SHK Programmen haben.
4. SHK Software Test: Für die Produkte aus Ihrer Top 3 Liste können Sie nun bei den Herstellern nach einem Demoaccount fragen. Damit können Sie die Anwendungen praxisnah ausprobieren und testen.
Wenn Sie wie oben beschrieben vorgehen, haben Sie gute Chancen, die Software zu finden, die am besten zu Ihrem SHK Betrieb passt.
Transformation der Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik Branche durch Softwareprodukte
Durch technologische Fortschritte hat die SHK Branche in den vergangenen Jahren bereits einen starken Wandel durchlaufen. Insbesondere Softwarelösungen wirken sich auf die tägliche Arbeit aus und erleichtern diese in vielen Bereichen. Im Folgenden sind beispielhaft Bereiche aufgeführt, bei denen Softwareprodukte SHK Betrieben unter die Arme greifen.
Digitale Planung: Um Aufträge erfolgreich abzuwickeln, ist die Planung ein ganz entscheidender Faktor. Auch diesen Bereich haben Softwareprodukte stark transformiert. Mithilfe der Anwendungen lassen sich alle Aufträge und Ressourcen zentral steuern und verwalten. Für alle Beteiligten wird hierbei die Transparenz bei der Planung erhöht.
Kundenkommunikation: Für die Kundenzufriedenheit ist eine erfolgreiche Kommunikation mit den Kunden ganz entscheidend. SHK Programme ermöglichen es, die Kommunikation effizienter und transparenter zu gestalten. Der gesamte Austausch mit den Kunden kann digital abgewickelt werden. Kunden lassen sich beispielsweise auch einfacher über den aktuellen Projektstatus informieren.
Verwaltungsarbeiten: Auch SHK Betriebe kommen um Verwaltungsarbeiten nicht herum. Hierbei handelt es sich jedoch häufig um repetitive Tätigkeiten, die eine Automatisierung ermöglichen. An dieser Stelle können moderne Softwarelösungen genutzt werden, die Prozesse automatisiert abwickeln. Hierdurch lässt sich zum einen die Produktivität erhöhen und zum anderen sinkt auch die Fehleranfälligkeit.
Fragen an Softwarehersteller bei der Softwareauswahl
Die Softwareauswahl stellt Betriebe aus der SHK Branche vor eine große Herausforderung. Es gibt eine große Softwarevielfalt, die beim Auswahlprozess zu berücksichtigen ist. Im Folgenden sind ein paar der typischen Fragen aufgeführt, die Sie im Zuge des Softwarevergleichs an die Softwarehersteller richten sollten.
- Lässt sich die SHK Software mit anderen Softwareprogrammen verknüpfen? Softwaretools gewinnen in der heutigen Geschäftswelt immer mehr an Bedeutung. Gleiches gilt auch für SHK Betriebe, weshalb zumeist nicht nur ein, sondern gleich mehrere Programme in einem Unternehmen zum Einsatz kommen. Damit die Programme optimal genutzt werden können, ist es entscheidend, dass die Softwarelösungen über Schnittstellen verfügen. Über diese ist ein automatischer Datenaustausch möglich.
- Kann die Software in der Zukunft erweitert werden? Bei der Softwareauswahl sollte darauf geachtet werden, dass die SHK Software hinsichtlich Benutzeranzahl und Funktionsumfang flexibel ist. Wenn der Betrieb zukünftig wächst, ist es wichtig, dass auch die Software entsprechend mitwachsen kann und ggf. ein erweiterter Funktionsumfang genutzt wird.
- Gibt es Schulungsangebote für die SHK Software? Damit das Softwareprogramm in der Praxis im Unternehmen auch richtig genutzt wird, können die Mitarbeiter im Umgang mit der SHK Software geschult werden. Viele Softwarehersteller bieten zusätzlich zu reinem Softwareverkauf auch Schulungsangebote an. Bei diesen Schulungen wird das gesamte Potenzial der Software aufgezeigt und die Mitarbeiter lernen, wie die Software am besten einzusetzen ist.