Aufgabenverwaltung Software

Überblick Aufgabenverwaltung Software

1. Was ist eine Aufgabenverwaltung Software?

Eine Aufgabenmanagement Software, auch Task Management Software genannt, ist eine Anwendung, die es ermöglicht, ein übergeordnetes Ziel in mehrere kleine Aufgaben zu unterteilen und diese zu verwalten. Benutzer können im Tool verschiedene Aufgaben hinterlegen und diesen Informationen, wie beispielsweise Fristen, hinzufügen. Genutzt werden kann eine Aufgabenmanagement Software von einzelnen Benutzern oder größeren Teams gleichermaßen. Insbesondere bei der Projektarbeit mit größeren Teams ist der Einsatz eines Aufgabenmanagement Tools hilfreich, da durch die Software eine strukturierte Verteilung der Aufgaben möglich wird.

Die Softwarekategorie Aufgabenverwaltung Software ist der Kategorie Projektmanagement Software untergeordnet, da PM Lösungen über einen größeren Funktionsumfang verfügen und der Fokus nicht alleine auf der Verwaltung von Aufgaben liegt.

2. Welche Funktionen hat ein Aufgabenmanagement Tool?

Aufgabenverwaltung – Die Aufgabenverwaltung ist die Hauptfunktion einer Taskmanagement Software. Im Programm können auf Teamebene die zu erledigenden Aufgaben hinterlegt und den jeweiligen Mitarbeitern zugewiesen werden. Benutzer können sich auch selbst eigene To-Do Listen erstellen, welche die anstehenden Aufgaben aufführen.

Kanban Boards – Eine Softwareanwendung zur Aufgabenverwaltung verfügt häufig über ein Feature zur Erstellung eines Kanban Boards. Ein solches Board unterstützt dabei, den Projektverlauf zu strukturieren. Hierfür werden die verschiedenen Workflow Stufen eines Projektes als Spalten und die durchzuführenden Aufgaben als Karten auf dem digitalen Kanban Board dargestellt. Eine Übersicht über spezialisierte Kanban Softwareprodukte gibt es hier.

Benachrichtigungen – Das Einhalten von Fristen ist einer der wichtigsten Aspekte für eine professionelle Aufgabenbearbeitung. Wird die Aufgabenanzahl jedoch immer größer, wird es auch immer schwieriger den Überblick zu behalten. Um sicherzustellen, dass Aufgaben immer in den vorgegebenen Zeiträumen durchgeführt werden, beinhalten die Anwendungen oftmals eine Funktion für Benachrichtigungen. Wenn ein Benutzer eine Frist zu versäumen droht, kann er beispielsweise eine automatische E-Mail Benachrichtigung erhalten.

Dokumentenverwaltung – Umfangreichere Aufgabenmanagement Programme verfügen auch über ein Feature zur Verwaltung von Unterlagen. Insbesondere wenn mehrere Personen an einem Projekt arbeiten, macht es Sinn, dass alle relevanten Unterlagen zentral bereitgestellt werden. Hierdurch wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder jederzeit Zugriff auf die Dokumente haben.

Wiederkehrende Aufgaben – Viele Benutzer setzen ein Aufgabenverwaltung Tool nicht nur für einen begrenzten Zeitraum ein, sondern verwenden dieses jeden Tag. Oftmals ist es so, dass es bestimmte Aufgaben gibt, die immer wieder zu bestimmten Zeitpunkten durchzuführen sind. Mit modernen Softwarelösungen ist es möglich, wiederkehrende Aufgaben zu definieren, so dass diese nicht jedes Mal erneut erfasst werden müssen.

Zeiterfassung – Softwareprodukte zur Aufgabenverwaltung verfügen häufig auch über eine integrierte Funktion zur Arbeitszeiterfassung. Diese ermöglicht es den Benutzern, direkt in der Anwendung die eigenen Zeiten zu erfassen und einzelnen Aufgaben zuzuordnen.

3. Welche Vorteilte hat eine Task Management Software?

a. Produktivitätsverbesserung: Durch den Einsatz einer Software zur Aufgabenverwaltung kann ein übergeordnetes Ziel in mehrere Aufgaben unterteilt werden. Die Aufgaben können anschließend den jeweiligen Teammitgliedern zugeordnet werden, welche diese anschließend bearbeiten. Durch eine strukturierte Abarbeitung der Aufgaben auf Team- und Benutzerebene können Aufgaben schneller und effektiver bearbeitet werden.

b. Zusammenarbeit: Wenn eine Aufgabenverwaltung Software von mehreren Anwendern parallel für beispielsweise ein Projekt genutzt wird, dient diese als zentrale Anlaufstelle zur Projektverwaltung. Die Anwendung fördert hierbei die Kommunikation und den Austausch zwischen den Teammitgliedern.

c. Flexibilität: Immer häufiger arbeiten Mitarbeiter nicht mehr im Büro, sondern von zuhause aus. Die Koordination im Team kann sich dadurch schnell schwierig gestalten. Ein Aufgabenmanagement Tool unterstützt dabei, dass auch eine dezentrale Zusammenarbeit jederzeit möglich ist. Beispielsweise kann ein Benutzer eine Datei einfach über die Software mit den anderen Benutzern teilen.

d. Optimierte Abläufe: Wenn ein größeres Projekt zu erledigen ist und mehrere Personen an diesem arbeiten, ist es entscheidend, dass die Aufgaben in der optimalen Reihenfolge bearbeitet und die vorhanden Ressourcen effizient genutzt werden. Ein Programm zur Aufgabenverwaltung unterstützt dabei, dass die Aufgaben in der bestmöglichen Reihenfolge bearbeitet werden.

4. Trends im Markt für Softwareprodukte zur Aufgabenverwaltung

Mobile Nutzung: Bei Softwareanwendungen wird es immer wichtiger, dass auch ein mobiler Zugriff jederzeit möglich ist. Insbesondere bei einer Aufgabenverwaltung Software ist es wichtig, dass Benutzer auch von unterwegs das Programm benutzen können. Moderne Anwendungen werden daher immer häufiger mit einer zugehörigen App angeboten. Benutzer können diese auf dem eigenen Smartphone installieren und dadurch von unterwegs beispielsweise die eigene To-Do Liste einsehen.

Künstliche Intelligenz: Künstliche Intelligenz ist eines der aktuell am meisten diskutiertesten Themen. Auch im Bereich Aufgabenmanagement Software zeichnet sich ab, dass KI Funktionen in der Zukunft eine größere Rolle spielen werden. Mit KI lassen sich große Datenbestände analysieren und darauf aufbauend beispielsweise eine optimale Aufgabenzuordnung durchführen.