Überblick Gebäudereiniger Software
Was ist eine Gebäudereiniger Software?
Eine Gebäudereiniger Software ist eine Softwarelösung, die für den Einsatz in Betrieben aus dem Bereich Gebäudereinigung entwickelt wurde. Die Softwareanwendungen verfügen über einen umfangreichen Funktionsumfang, der von der einfachen Angebots- und Rechnungserstellung bis zur detaillierten Einsatzplanung reicht. Insgesamt decken die Programme den gesamten Tätigkeitsumfang eines Gebäudereinigung Betriebes ab. Die Softwareprodukte kommen im Büro für Verwaltungsarbeiten oder vor Ort beim Kunden gleichermaßen zur Anwendung.
Welche Funktionen hat eine Gebäudereinigung Software?
| Rechnungserstellung: |
Mit einer Gebäudereinigung Software können Betriebe mit wenigen Klicks Rechnungen erstellen. Hierbei kann auf vordefinierte Layouts bzw. Templates zurückgegriffen werden, so dass die Rechnungen eine professionelle Struktur haben. Kundendaten, wie z.B. Adressdaten, lassen sich automatisiert in die Rechnung übernehmen.
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| Auftragsplanung: |
Mit der Zeit kann man schnell den Überblick über den aktuellen Auftragsbestand verlieren. Mit einer traditionellen Bürosoftware (z.B. Excel) lassen sich die Aufträge ab einer gewissen Anzahl nicht mehr überblicken. Softwarelösungen für die Gebäudereinigung beinhalten Funktionen für die Verwaltung aller Aufträge. Hierbei werden die wichtigsten Auftragsinformationen in der Software gespeichert und dem Nutzer zur Verfügung gestellt.
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| Zeiterfassung |
Bei vielen Betrieben aus der Branche Gebäudereinigung werden die geleisteten Arbeitszeiten noch per Hand auf Stundenzettel erfasst. Diese müssen dann anschließend im Büro ausgewertet werden. Eine professionelle Gebäudereinigung Software ermöglicht es, diesen Prozess deutlich zu vereinfachen. Die Mitarbeiter können mobil ihre geleisteten Arbeitsstunden in der Software erfassen. Diese Informationen werden dann automatisiert an das Büro übertragen.
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| Einsatzplanung: |
Die Einsatzplanung ist wohl mit einer der größten Herausforderungen eines Gebäudereinigungsbetriebes. Viele Mitarbeiter und Aufträge sind zu koordinieren und dabei diverse Aspekte zu beachten. Softwareprogramme für Gebäudereinigungsunternehmen beinhalten auch eine Funktion für die Einsatzplanung der Mitarbeiter. Hierbei lassen sich die Mitarbeiter den einzelnen Aufträgen direkt zuordnen und es lassen sich für die Mitarbeiter entsprechende Einsatzpläne erstellen. Ein Gebäudereinigungsunternehmen durch eine automatisierte Einsatzplanung viele Ressourcen sparen.
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| Kundenverwaltung: |
Eine Gebäudereinigungssoftware beinhaltet auch eine Funktion für die allgemeine Kundenverwaltung. Benutzer können in der Software die verschiedenen Kunden des Betriebes mit wenigen Klicks anlegen. Dem jeweiligen Kunden können dann die wichtigsten Informationen (z.B. Ansprechpartner, Objekte etc.) hinzugefügt werden. Mitarbeiter eines Gebäudereinigung Unternehmens haben hierdurch immer Zugriff auf die relevanten Kundeninformationen.
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Aufgabenmanagement:
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Mit einer integrierten Funktion für die Aufgabenverwaltung lässt sich stets der Überblick über alle anstehenden To-Do’s behalten. Auch Verantwortlichkeiten lassen sich ggf. zuordnen.
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Schnittstellen:
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Über Schnittstellen können Daten automatisiert ausgetauscht werden. Dies ist von Bedeutung, wenn im Gebäudereinigungsunternehmen unterschiedliche Softwareprogramme zum Einsatz kommen. Auch für den Datenaustausch mit einem Steuerberater können die Schnittstellen genutzt werden.
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Angebotserstellung:
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Auch Angebote lassen sich mit einer Gebäudereiniger Software schnell erstellen. Hierfür können Vorlagen eingesetzt werden, die individuell anpassbar sind.
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Dienstplanung:
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Ein Großteil der Anwendungen verfügt auch über ein Feature, welches die Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen für die Mitarbeiter ermöglicht. Hiermit lassen sich die Einsatzarbeiten auf Mitarbeiterebene individuell strukturiert planen.
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Welche Vorteile bietet eine Softwarelösung für Gebäudereinigungsunternehmen?
Zentraler Arbeitspunkt: Nach der Einführung der Softwarelösung wird diese zügig den Kern und Mittelpunkt der unternehmerischen Abläufe in der Gebäudereinigung darstellen. In der Software können alle relevanten Betriebsbereiche abgebildet und verwaltet werden. Hierdurch haben alle Mitarbeiter eine zentrale Anlaufstelle und arbeiten mit der gleichen Datenbasis.
Effizienz: Die Investition in eine Gebäudereinigungssoftware kann insbesondere im Bereich Effizienz zu erheblichen Verbesserungen führen. Durch den Einsatz der Software lassen sich viele Betriebsprozesse automatisieren und Daten schneller übertragen. Insgesamt kann sich ein Gebäudereinigungsbetrieb dadurch effizienter aufstellen.
Mobilität: Die Arbeit wird beim Kunden vor Ort erledigt – Deshalb ist es entscheidend, dass auch alle Mitarbeiter mobil Zugriff auf die Software haben. Moderne Programme für Gebäudereinigungen bieten zusätzlich zur Software auch eine App an. Diese können die Mitarbeiter sich auf ihr Smartphone herunterladen und dort beispielsweise Arbeitszeiten erfassen.
Was ist beim Vergleich von Gebäudereiniger Softwareprogrammen zu beachten?
Die richtige Software für den eigenen Gebäudereinigungsbetrieb zu finden stellt ein schwieriges Unterfangen dar. Das Angebot ist groß und die einzelnen Softwareprodukten sind nicht immer klar vergleichbar. In der Regel sind auch die Erfahrungen für eine professionelle Softwareauswahl sehr gering, was das Vorgehen noch schwieriger macht. Folgende Punkte sollte ein Unternehmen aus der Gebäudereinigungsbranche definitiv beim Software-Vergleich beachten:
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Integrationsmöglichkeiten: Durch die Digitalisierung ist es mittlerweile gängige Praxis, dass ein Betrieb mehrere Softwareanwendungen parallel einsetzt. Damit diese bestmöglich genutzt werden können, ist es entscheidend, dass die einzelnen Programme Daten austauschen können. Vor der Anschaffung eines Gebäudereinigungsprogramms sollten Sie daher prüfen, ob die Softwareprodukte miteinander kompatibel sind.
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Mobilität: Ihre Mitarbeiter werden im Arbeitsalltag viel unterwegs sein. Damit diese auch mobil Zugriff auf das Programm haben, sollte der Softwarehersteller auch eine mobile Version der Softwarelösung anbieten. Hiermit können Ihre Mitarbeiter dann beispielsweise per App die eigenen Arbeitszeiten erfassen.
Wer nutzt eine Gebäudereiniger Software in der Praxis?
Ein Softwareprogramm für Gebäudereinigungsunternehmen wird in der Regel von fast allen Mitarbeitern genutzt. Vor ein paar Jahren wurden die Softwareanwendungen in der Regel größtenteils für Verwaltungsarbeiten verwendet, weshalb auch die Mitarbeiter aus der Verwaltung die Anwendungen am meisten genutzt haben. Dies hat sich mittlerweile stark verändert, da sich die Gebäudereiniger-Softwareanwendungen enorm weiterentwickelt haben.
Geschäftsführung: Die Geschäftsführung kann die Softwarelösung in nahezu allen Bereichen nutzen. In der Software fließen alle wichtigen Unternehmensinformationen zusammen. Deshalb kann man sich schnell einen Überblick über die aktuelle Auftragslage und auch finanzielle Situation verschaffen.
Verwaltung: In der Verwaltung können die Mitarbeiter das Programm nutzen, um alle täglichen Büroarbeiten zu erledigen. Hierzu gehören beispielsweise die Buchhaltung und das Schreiben von Rechnungen und Angeboten.
Außendienst: Der Zugriff auf die Software ist nicht nur beschränkt auf die Mitarbeiter im Büro. Die Softwareprodukte verfügen mittlerweile auch über eigene Apps, sodass Mitarbeiter auch mobil jederzeit Zugriff auf die Anwendung haben. Insbesondere für Gebäudereinigungsunternehmen ist dieser Aspekt wichtig, da die Mitarbeiter viel unterwegs sind. Hierdurch können die Mitarbeiter beispielsweise auch vor Ort beim Kunden Arbeitszeiten erfassen oder die Auftragsabwicklung dokumentieren.
Vertrieb & Marketing: Größere Unternehmen aus der Gebäudereinigungsbranche werden auch über ein eigenes Marketing- und Vertriebsteam verfügen. Auch hier lohnt sich der Einsatz eines Gebäudereinigungsprogramms. Mit der Software lässt sich beispielsweise die aktuelle Kundenkartei hinsichtlich zukünftiger Aufträge analysieren oder die bisherigen Vertriebsaktivitäten können dokumentiert werden.
Worauf ist beim Kauf einer Gebäudereiniger Software zu achten?
Grundsätzlich ist das entscheidendste Auswahlkriterium bei der Softwareauswahl selbstverständlich, ob die Software den eigenen Funktionsanforderungen entspricht. Dennoch gibt es noch ein paar weitere Überlegungen, die ggf. nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind, jedoch zu beachten sind.
Gesamtkosten: Beim Kostenvergleich passiert es schnell, dass man sich ausschließlich auf den vom Hersteller angegebenen Preis konzentriert und diese Werte miteinander vergleicht. Bei einer On-Premises Lösung handelt es sich hierbei um den Kaufpreis pro Lizenz und bei Cloud Lösungen um den monatlichen Mietpreis. Um die Gesamtkosten von Programmen für Gebäudereiniger tatsächlich miteinander vergleichen zu können, sind jedoch noch zukünftig anfallende Kosten zu beachten. Insbesondere bei On-Premises Lösungen kommen noch weitere Kosten für die Wartung und mögliche Updates auf ein Gebäudereinigungsunternehmen zu.
Integration: Der Softwaremarkt ist in den vergangenen Jahren immer mehr zersplittert. Hiermit ist gemeint, dass die Anzahl an spezialisierten Softwareprogrammen stetig zugenommen hat. Es gibt immer mehr Nischenanwendungen, die sich auf spezielle Bereiche fokussieren. Dadurch steigt auch bei Unternehmen aus der Gebäudereinigungsbranche die Anzahl an eingesetzten Softwareprodukten. Damit diese effizient genutzt werden können, ist es wichtig, dass neue Softwareprodukte in die bestehende IT-Systemlandschaft integriert werden können und ein Datentransfer zu den bestehenden Softwareanwendungen möglich ist.
Mobilität: Insbesondere bei Gebäudereinigungsfirmen stellt der Aspekt der mobilen Nutzbarkeit eine große Rolle, da die Mitarbeiter viel unterwegs sind. Beim Vergleich der Gebäudereinigung Softwareanwendungen ist daher insbesondere darauf zu achten, inwieweit auch eine mobile Nutzbarkeit (z.B. per App) möglich ist.
Kann ich die Software in meinem Gebäudereinigungsunternehmen auch online benutzen?
Früher war es ganz normal, dass Softwareprodukte in Unternehmen ausschließlich lokal benutzt werden konnten. In den letzten Jahren kam es jedoch zu einem starken Umschwung am Softwaremarkt. Die Anzahl an Softwareprodukten aus der Cloud hat enorm zugenommen. Gleiches gilt auch für die Softwareprodukte für Gebäudereiniger. Cloudbasierte Gebäudereinigungsprogramme haben den Vorteil, dass die Mitarbeiter jederzeit online Zugriff haben. Sie müssen folglich nicht im Büro sein und brauchen auch keine lokale Installation des Programmes. Es wird lediglich ein Internetzugang benötigt. Die meisten der in der obigen Liste aufgeführten Softwareprodukte sind als Cloud Version verfügbar und können damit online genutzt werden.
Wie findet man die richtige Gebäudereiniger Software?
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1. Anforderungen: Ausgangspunkt der Softwaresuche ist die Definierung der Anforderungen an das Softwareprodukt. Notieren Sie sich in einer Liste alle Funktionen und Eigenschaften, die das Produkt beinhalten sollte.
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2. Marktüberblick: Verschaffen Sie sich nun einen ersten Überblick über alle am Markt verfügbaren Softwareprodukte für Gebäudereiniger. Nutzen Sie unter Punkt 1 festgelegten Anforderungen, um die ersten Programme auszuschließen, die nicht über entsprechende Funktionen bzw. Eigenschaften verfügbaren.
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3. Bestenliste: Anschließend sollten Sie einen detaillierten Softwarevergleich durchführen. Nutzen Sie dafür alle verfügbaren Informationen über die Gebäudereiniger Programme wie beispielsweise Produktbeschreibungen und Bewertungen. Am Ende sollten Sie eine Liste mit den besten drei bis fünf Softwarelösungen haben.
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4. Softwaretest: Für diese Gebäudereiniger Softwarelösungen führen Sie nun einen Praxistext durch, indem Sie für die Programme einen Demoaccount beantragen. Dadurch können Sie sich einen genauen Überblick verschaffen, welches Softwareprodukt am besten zu Ihnen passt.
Wenn Sie wie oben beschrieben verfahren, haben Sie gute Chance, die Software zu finden, die am besten zu Ihrem Gebäudereinigungsunternehmen passt.
Welche Kosten fallen für eine Gebäudereiniger Softwarelösung an?
Bei den Kosten für eine Gebäudereiniger Software ist entscheidend, ob diese vom Hersteller gehostet wird oder das Softwareprodukt gekauft wird. Übernimmt der Hersteller das Hosting, spricht man vom Konzept des „Software-as-a-Service“. Ein Gebäudereinigungsunternehmen zahlt in diesem Fall eine monatliche Gebühr an den Hersteller. Bei der Kaufoption werden Lizenzen erworben. Diese berechtigen in der Regel für eine zeitlich unbegrenzte Nutzung des Programms. Hierbei zu beachten ist jedoch, dass sich beim Kauf ggf. noch weitere Zusatzkosten ergeben können. Beispielsweise ist einzukalkulieren, dass zusätzliche Kosten für das Hosting anfallen, da dieses vom Gebäudereinigungsbetrieb selbst übernommen wird. Weiterhin kann es noch zu Zusatzkosten für zukünftige Updates kommen. Ein detaillierter Preisvergleich von Gebäudereinigung Softwareprodukten ist hier einsehbar.
Aktuelle Trends im Softwaremarkt für Gebäudereiniger
SaaS – Auch im Jahr 2024 bleibt das Thema Software-as-a-Service eines der wichtigsten Themen im gesamten Softwaremarkt und auch speziell bei Softwarelösungen für Unternehmen aus dem Bereich Gebäudereinigung. Immer mehr Softwarehersteller bieten die eigenen Softwareprodukte als SaaS-Lösung an und bei den Kunden gewinnt diese Form der Software-Bereitstellung auch an Beliebtheit.
Apps – Mobilität spielt bei den Mitarbeitern im Außendienst bei Gebäudereinigungsbetrieben eine ganz wichtige Rolle. Diesen Punkt haben auch Softwarehersteller realisiert und bieten für die eigenen Softwareprogramme zusätzlich eine integrierte App an. Mitarbeiter haben damit auch mobil jederzeit Zugriff auf die Software und können beispielsweise Arbeitszeiten erfassen oder Aufträge dokumentieren.
