Das Thema Zeiterfassung hat Unternehmen schon seit jeher begleitet und ist auch jetzt noch von großer Bedeutung. Im Zusammenhang mit der Arbeitszeiterfassung haben viele Jahre Stempeluhren eine wichtige Rolle gespielt.
Bei einer klassischen Stempeluhr handelt es sich um ein mechanisches Gerät, mit dem Mitarbeiter die eigenen Arbeitszeiten erfassen können. Hierfür stecken die Mitarbeiter bei Arbeitsbeginn und -ende eine Karte in die Stempeluhr, die dann die genaue Uhrzeit auf dieser Karte markiert. Um die Arbeitszeit zu dokumentieren, mussten Mitarbeiter folglich präsent sein, um Zugriff auf die Stempeluhr zu haben.
Eine digitale Stempeluhr ist die moderne Weiterentwicklung der traditionellen Stempeluhr. Es handelt sich hierbei nicht mehr um eine physische Uhr, sondern um eine digitale Anwendung. Mitarbeiter können Arbeitsbeginn und -ende per Smartphone oder Computer erfassen. Die Arbeitszeiten werden anschließend abgespeichert.
Mithilfe der Software lassen sich auch Pausen und andere Unterbrechungen jederzeit per Knopfdruck dokumentieren. Hierfür kann die Dokumentation jederzeit unterbrochen und anschließend fortgesetzt werden.
Viele digitale Stempeluhren ermöglichen es auch, die Arbeitszeiten direkt bestimmten Projekten oder Aufträgen zuzuordnen. Dies kann im Nachgang die Abrechnung vereinfachen, da schnell erkennbar ist, welche Stunden angefallen sind.
Bei einer digitalen Stempeluhr kann es sich entweder um ein alleinstehendes Produkt oder einen Teil einer Zeiterfassungssoftware handeln. Häufig ist eine digitale Stempeluhr jedoch ein Feature einer Zeiterfassungssoftware.
Flexibilität: Da die Erfassung nur noch digital erfolgt, sind die Mitarbeiter deutlich flexibler und müssen nicht vor Ort sein. So können beispielsweise auch Mitarbeiter im Außendienst oder im Homeoffice per Knopfdruck die eigene Arbeitszeit erfassen.
Genauigkeit: Der Einsatz einer digitale Stempeluhr minimiert die Fehler bei der Arbeitszeiterfassung. Erfasste Arbeitszeiten können auch im Nachgang eingesehen und ggf. angepasst werden.
Effizienz: Insgesamt kann der Prozess der Arbeitszeiterfassung und -auswertung durch eine digitale Stempeluhr vereinfacht werden. Die erfassten Daten können beispielsweise automatisiert an die HR Software übermittelt werden, sodass keine manuelle Übernahme mehr notwendig ist.
Kosten: Digitale Stempeluhren stellen ein sehr preiswertes Mittel für die Arbeitszeiterfassung dar. Unternehmen können folglich Geld im Vergleich zur herkömmlichen Arbeitszeiterfassung sparen.