Die Kalkulation von Aufträgen stellt ein wichtiges Element der Tätigkeit eines Handwerkers dar. Um diese Aufgabe möglichst professionell und schnell zu erledigen, gibt es Kalkulationsprogramme. Diese unterstützen einen Handwerksbetrieb bei der Berechnung von Kosten für Aufträge und Baustellen. Hierbei werden unterschiedlichste Faktoren (Materialkosten, Stundenlöhne, etc.) automatisiert berücksichtigt. Professionelle Angebote lassen sich mithilfe der Softwarelösungen somit effizient erstellen.
Angebotserstellung – Mit der Software können professionelle Angebote erstellt und an die Kunden verschickt werden.
Vorlagen – Für die Angebotserstellung kann auf Templates bzw. Vorlagen zurückgegriffen werden, die gemäß den eigenen Vorstellungen angepasst werden können.
Arbeitszeitkalkulation – Mithilfe des Programms lässt sich kalkulieren, wie viel Arbeitsstunden voraussichtlich für ein Projekt anfallen und welche Kosten entsprechend im Angebot zu berücksichtigen sind.
Materialkalkulation – Auf Basis der Anforderungen und Eigenschaften des Projekts kann bestimmt werden, welches Material und in welcher Höhe gebraucht wird.
Nachkalkulation - Auch im Nachgang können die erstellten Kalkulationen nochmal angepasst werden. Zusätzlich angefallene Kosten können entsprechend berücksichtigt werden.
Zulieferermanagement – Über die Software können externe Partner verwaltet werden, mit denen der Handwerksbetrieb regelmäßig zusammenarbeitet.
Kontaktdaten – Auch die Kontaktdaten von Kunden können mit der Software verwaltet werden und für die Angebotserstellung genutzt werden.
Leistungsverzeichnis – In der Kalkulationssoftware können Leistungsverzeichnisse für Projekte angelegt werden, in denen alle auszuführenden Leistungen aufgeführt werden.
1. Anforderungen festlegen – Ausgangspunkt des Softwarevergleichs ist die Frage, über welche Eigenschaften das Kalkulationsprogramm verfügen sollte. Es empfiehlt sich, die Anforderungen in einer Liste zu notieren. In den Prozess sollten alle Mitarbeiter des Handwerksbetriebes involviert werden, die das neue Programm nutzen werden.
2. Prüfen – Darauf aufbauend können Sie sich über die verfügbaren Kalkulationsprogramme informieren. Nehmen Sie hierbei die notierten Anforderungen zur Hand und gleichen diese mit den Eigenschaften der verfügbaren Softwareprodukte ab. Versuchen Sie, die Anzahl an potenziellen Softwarelösungen auf maximal drei einzugrenzen.
3. Softwaretest – Die drei besten Kalkulationsprogramme können Sie nun in der Praxis testen. Fragen Sie hierfür beim Softwarehersteller nach einem Testaccount. Dieser wird bei den meisten Softwareanbietern kostenlos zur Verfügung gestellt. Dann können Sie praxisnah prüfen, welche Software die richtige für Ihren Handwerksbetrieb ist.
Produktivitätssteigerung – Einer der wesentlichen Vorteile, die sich aus dem Einsatz eines Kalkulationsprogramms ergeben, ist die Steigerung der Effizienz. Der Einsatz einer Software bietet die Chance, viele Arbeitsschritte zu automatisieren. Kalkulationen und Angebote lassen sich deutlich schneller erstellen, wodurch die Mitarbeiter im Handwerksbetrieb entlastet werden.
Weniger Fehler – Der Einsatz einer Software trägt außerdem dazu bei, die Fehleranfälligkeit zu verringern. Es ist menschlich, dass bei der Durchführung von Kalkulationen sich Fehler einschleichen. Eine Kalkulationssoftware hilft dabei, die Fehleranzahl zu verringern.
Bei der Softwareauswahl steht ein Handwerksbetrieb vor der Frage, ob das neue Kalkulationsprogramm gekauft oder gemietet werden soll. Beim Kauf erwirbt das Unternehmen Lizenzen vom Softwarehersteller. Mit diesen Lizenzen ist in der Regel eine zeitlich unbefristete Nutzung der Software verbunden. Der Käufer muss sich jedoch selbst um das Hosting und weitere administrativen Aufgaben zur Bereitstellung des Programms kümmern. Anders sieht es bei Kalkulationsprogrammen zur Miete aus. Diese Softwareanwendungen werden als Software-as-a-Service angeboten. Der Handwerksbetrieb zahlt eine monatliche Miete an den Softwarehersteller und erhält hierfür das Recht, das Programm nutzen zu dürfen. Diese Option hat den Vorteil, dass der Hersteller sich um das Hosting der Software kümmert. Jeder Handwerksbetrieb muss individuell prüfen, welche der beiden Optionen besser zum Unternehmen passt.
Die Kosten für ein neues Kalkulationsprogramm zu bestimmen und mit anderen Programmen zu vergleichen, ist nicht ganz einfach. Dies ist insbesondere darauf zurückzuführen, dass die Preise der Softwareprodukte variabel sind und von verschiedenen Faktoren abhängen. Die meisten Softwarelösungen sind variabel aufgebaut und setzen sich aus verschiedenen Modulen zusammen. Für ein Handwerksunternehmen bedeutet dies, dass der Funktionsumfang selbst festgelegt werden kann. Dies ermöglicht es, die Software individuell zu konfigurieren. Trotzdem gibt es aber auch weiterhin standardisierte Softwareprogramme. Die Kosten für günstige Kalkulationsprogramme starten bei ca. 400 bis 500 Euro. Entscheidet man sich für eine Kalkulationssoftware zur Miete ist mit Einstiegspreisen von ca. 25 Euro pro Monat zu rechnen.